Sie fahren als Lehrerin mit Ihren Schülern auf Klassenfahrt und fragen sich nun, ob Ihnen die Kosten nach dem Bundesreisekostengesetz erstattet werden? Oder müssen Sie als Richter auf Dienstreise? In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie zum Bundesreisekostengesetz wissen müssen. Lesen Sie einfach weiter.
Übersicht:
- Inhalte des Gesetzes
- Allgemeines zu Dienstreisen
- Anspruch auf Kostenerstattung
- Fahrt- und Flugkosten sowie Wegstreckenentschädigung
- Kosten für Mietwagen und Taxi
- Tage- und Übernachtungsgeld
- Auslandsaufenthalte
- Sonstige Kostenerstattungen
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Inhalte des Gesetzes
Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) regelt in welcher Art und in welchem Umfang die Reisekosten erstattet werden, wenn man auf Dienstreise geht. Der Geltungsbereich des BRKG umfasst Beamten, Richter, Soldaten sowie Beamte und Richter, die in den Bundesdienst gestellt wurden. Das Bundesreisekostengesetz bildet in einigen Fällen – zum Beispiel bei vom Land angestellten verbeamteten Lehrern – die Grundlage für die landesspezifischen Erstattungsregelungen.
Das Gesetz umfasst die Reisekostenvergütung von Autofahrten oder Flügen, Wegstreckenentschädigung, Tage- und Übernachtungsgeld, Auslagenerstattung und Aufwandsentschädigungen sowie sonstige Kostenerstattungen. Die vom Bundesministerium des Inneren zu diesem Gesetz erlassenen Verwaltungsvorschriften sollen die Reisekostenerstattung im Detail klären und die praktische Handhabung der Regelungen erleichtern.
Allgemeines zu Dienstreisen
Grundlage für den Anspruch auf Reisekostenerstattung bildet die Dienstreise, die nach dem BRKG als „Reise zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte“ definiert ist. Hierzu zählen auch jene Erledigungen, die am Dienst- bzw. Wohnort anfallen. Im Sinne des Gesetzes sollten Dienstreisen grundsätzlich nur in notwendigen Fällen stattfinden, wenn das Dienstgeschäft nicht auch telefonisch oder schriftlich durchgeführt werden kann. Gleichzeitig muss eine Dienstreise immer schriftlich genehmigt oder elektronisch angeordnet werden.
Bei Anordnung oder Genehmigung ist stets der Aspekt der Wirtschaftlichkeit der Dienstreise zu berücksichtigen. Die Kosten der Dienstreise sind demnach sowohl von der verantwortlichen Stelle als auch vom Dienstreisenden so niedrig wie möglich zu halten.
Übrigens: Für die Genehmigung einer Dienstreise und die Kostenerstattung ist von Bedeutung, ob Kinder oder pflegebedürftige Familienangehörige betreut werden müssen.
Hinweis: Wer sich regelmäßig auf Dienstreise begeben muss, soll nach Anmerkung der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) eine Dauerdienstreisegenehmigung beantragen.
Außerdem: Beginn und Ende der Dienstreise erfolgt immer am Wohnort bzw. am Dienstort. Für die Abreise hält man 6.00 Uhr morgens für zumutbar, für die Rückreise 24.00 Uhr.Ist eine frühere Abreise oder spätere Ankunft aus wirtschaftlicher Sicht erforderlich, ist eine solche Dienstreise gerechtfertigt.
Anspruch auf Reisekostenerstattung
Ein schriftlicher Antrag ist nicht nur für die Dienstreise selber notwendig, sondern auch für die Kostenerstattung nach § 3 BRKG. Um den Anspruch auf Reisekostenerstattung geltend zu machen, muss der Antrag spätestens sechs Monate nach Beendigung der Dienstreise erfolgen. Nach dieser Frist erlischt der Anspruch auf Reisekostenerstattung.
Innerhalb der sechs Monate hat die zuständige Stelle das Recht die entsprechenden Belege für Ausgaben und Kosten anzufordern. Spätestens drei Monate nach Anforderung sind die Kostenbelege vorzuweisen.
Fahrt- und Flugkosten sowie Wegstreckenentschädigung
Die §§ 4 und 5 regeln die Kostenerstattung für die Fahrten zum Ort der Dienstreise. Wird hierzu das eigene Fahrzeug genutzt, liegt die Wegstreckenentschädigung bei 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer. Die Kostenerstattung erfolgt bis zum Höchstbetrag von 130 Euro.
Allerdings: Der Höchstbetrag von 130 Euro gilt nicht wie zum Beispiel bei der Entfernungspauschale für die einfache Fahrt, sondern für die gesamte Dienstreise.
Weiterhin: Mit der Wegstreckenentschädigung sind auch jene Kosten für weitere Dienstreisende oder Gepäckmitnahme abgegolten.
Wegstreckenentschädigung wird nur dann gezahlt, wenn zur Dienstreise keine Beförderungsmittel unentgeltlich zur Verfügung gestellt und diese nicht genutzt wurden.
Parkgebühren werden nur bis maximal fünf Euro pro Tag akzeptiert. Ausnahmefälle müssen begründet sein.
Ist die Nutzung eines Flugzeuges aus dienstlichen und/oder wirtschaftlichen Gründen notwendig, erstattet man höchstens die Kosten der niedrigsten Flugklasse. Das gilt im Übrigen auch für Beförderungsmittel zu Land oder Wasser – also beispielsweise bei Bahnfahrten. Bei Bahnfahrten wird nicht zwischen Besoldungsgruppe oder Zugart unterschieden. Dauert die Zugreise mehr als zwei Stunden dürfen die Kosten für die nächst höhere Klasse – in der Regel die 1.Klasse – geltend gemacht werden. Die Dauer von zwei Stunden umfasst keine Fahrten z.B. mit der U-Bahn zum Hauptbahnhof.
Anmerkung zur Wirtschaftlichkeit: Hierbei spielen sowohl die Kosten der Dienstreise eine wichtige Rolle als auch der Zeitgewinn für die Durchführung der Dienstreise.
Ist man zum Beispiel als Beamter im Vorbereitungsdienst oder Auszubildender werden bei Dienstreisen mit Bus, Bahn und Flugzeug lediglich die Kosten der niedrigsten Klasse erstattet.
Allgemeine Anmerkung aus den BRKGVwV: Der Gesetzgeber sieht bei kürzeren Strecken die Nutzung von Kraftfahrzeugen vor, da dies deutlich flexibler ist. Bei längeren Strecken gilt die Nutzung von „regelmäßig verkehrenden Verkehrsmitteln“ – also Bus, Bahn, Flugzeug und Schiff – also sachgerecht.
Wird aus dienstlichen Gründen die Nutzung des Fahrzeuges auch für längere Strecken erforderlich, werden bis zu 0,30 Euro pro Kilometer erstattet („erhebliches dienstliches Interesse“).
Wie sieht es mit Mietwagen oder Taxis aus?
Wird für die Dienstreise ein Fahrzeug gemietet oder ein Taxi genutzt, müssen grundsätzlich „triftige“ Gründe vorliegen. Bei einem Mietfahrzeug gilt: Für die Erledigung eines Dienstgeschäftes können Bahn und Flugzeug nicht genutzt werden und ein Dienstfahrzeug steht nicht zur Verfügung.
Die Kostenerstattung nach dem BRKG erfolgt bis zur unteren Mittelklasse bei Mietfahrzeugen. Die Genehmigung ist vor Antritt der Dienstreise einzuholen.
Ein Taxi darf dann genutzt werden, wenn (dringende) dienstliche oder persönliche/ gesundheitliche Gründe vorliegen, keine anderen Beförderungsmittel verkehren oder eine rechtzeitige Ankunft am Dienstort unmöglich machen. Außerdem werden Kosten für Taxifahrten erstattet, die zwischen 23 und 6 Uhr stattgefunden haben.
Eine Höchstgrenze für derlei Kosten ist nicht angegeben.
Tage- und Übernachtungsgeld bei Dienstreisen
Grundsätzlich können Tagegeld und Übernachtungsgeld gezahlt werden. Die Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zum BRKG verweisen bezüglich des Tagegeldes auf die Regelungen in § 8 Abs. 4a Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes (EStG).
Seit 2014 beträgt das Tagegeld demnach 24 Euro pro Kalendertag, an dem der Dienstreisende 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend war sowie 12 Euro für den An- und Abreisetag, wenn zuvor nicht in der eigenen Wohnung übernachtet wurde.
War der Dienstreisende mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und üblichen Tätigkeitsstätte abwesend, ohne Übernachtung, erhält er 12 Euro pro Kalendertag. Beträgt die Strecke zwischen Dienststätte und Wohnung weniger als zwei Kilometer, wird nach § 6 Abs. 1 Satz 3 BRKG kein Tagegeld gezahlt.
Wird dem Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verfügung gestellt, wird das Tagegeld für einen vollen Kalendertag für Frühstück um 20 % und für Mittagessen sowie Abendessen jeweils um 40 % gekürzt. Auch dann, wenn die Verpflegungskosten z.B. in den Übernachtungskosten enthalten sind.
Übernachtungsgeld steht grundsätzlich jedem Dienstreisenden zu, der aus dienstlichen Gründen übernachten muss. Unabhängig von den tatsächlichen Kosten wird eine Pauschale von 20 Euro gezahlt. Liegen die Kosten für die Übernachtung darüber, werden sie bis zu 60 Euro (64 Euro inkl. Frühstück) ohne Vorlage eines Nachweises erstattet.
Übernachtungsgeld wird auch dann gezahlt, wenn der Dienstreisende eine Unterkunft aus der Hotelliste der zuständigen Dienststelle gebucht hat oder die Dienststelle die Mehrkosten vor Antritt der Dienstreise genehmigt hat.
Beachten Sie daher: Bei notwendigen Übernachtungen immer bei jenen Hotels buchen, die von der für Dienstreisekosten zuständigen Stelle herausgegeben wurden.
Tipp: Die Hotelrechnung für eine notwendige Übernachtung inklusive Frühstück sollte immer auf den Arbeitgeber ausgestellt sein, damit die Kostenübernahme erfolgt. Denn dann handelt es sich um eine vom Arbeitgeber veranlasste Buchung.
Achtung: Übernachtungsgeld wird nicht gezahlt, wenn während der Zeit gearbeitet, ein Beförderungsmittel genutzt wurde, eine unentgeltliche Unterkunft zur Verfügung steht oder in einer Wohnung außerhalb des Wohnortes (Zweit- oder Ferienwohnung) übernachtet wurde.
Kostenerstattung bei Auslandsdienstreisen
Die oben genannten Regelungen für Dienstreisen gelten theoretisch für Dienstgeschäfte im Inland. Sofern nicht anders vereinbart, sind die Vorschriften nach § 10 Abs. 1 BRKG auch für Dienstreisen ins Ausland anzuwenden.
Sonstige Kostenerstattungen
Nach dem BRKG werden weitere Kostenerstattungen geleistet, die nicht in die oben genannten Bereiche fallen. Diese lauten wie folgt:
- Reisekostenerstattung für Begleitpersonen, sofern erforderlich – zum Beispiel aufgrund einer Schwerstbehinderung. Kostenerstattung erfolgt ausschließlich bis zur Höhe der Kostenerstattung für den Dienstreisenden.
- Kosten für Gepäckversicherungen werden grundsätzlich erstattet, wenn sie aus persönlichen und dienstlichen Gründen notwendig war.
- weitere Kosten für Eintrittskarten, Kreditkarteneinsatz oder Impfungen bei Auslandsaufenthalten werden ebenfalls erstattet.
- bei Dienstreisen in Verbindung mit privaten Reisen erfolgt die Reisekostenerstattung wie bei einer reinen Dienstreise, sofern die Urlaubstage nicht mehr als fünf Arbeitstage betragen. Bei mehr als fünf Urlaubstagen werden lediglich jene Kosten erstattet, die zur Erledigung des Dienstverhältnisses erforderlich waren. Dies gilt auch für Dienstgeschäfte, die während des Urlaubs oder zu Beginn/Ende erledigt werden.
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