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Es ist nicht immer leicht gutes Personal zu finden, auch dann nicht, wenn man einen „virtuellen Assistenten“ sucht. Mit Mein VBO haben Sie eine solche Unterstützung gefunden und können bestimmte Aufgaben ausgliedern. Aber ist Mein VBO auch vertrauenswürdig, seriös, wer würde es empfehlen und für wen lohnt sich der Dienst? All diese Fragen und mehr klären wir in diesem Artikel.

Übersicht:

  • Virtuelle Assistenz
  • Mein VBO im Überblick
  • Ist Mein VBO seriös?
  • Ist Mein VBO empfehlenswert?
  • Wem kann man den Dienst empfehlen?
  • Fazit

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Virtuelle Assistenz – warum beauftragen?

Die Zeit am Tag dazu nutzen wichtigen Dingen nachzugehen?

Davon profitieren vor allem Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, denn sie müssen ihren gesamten Geschäftsablauf in Eigenregie führen. Virtuelle Assistenzen bilden hier eine gute Möglichkeit, bestimmte Aufgaben abzugeben.

Es handelt sich um Unternehmen, kleines Teams oder Einzelpersonen, die verschiedene Aufgaben – meist aus dem Bereich Sekretariat, Telefon- und Bürodienst – übernehmen, sodass man Zeit für sein Geschäft hat und sich nicht mit Telefonanrufen, Buchhaltung oder Terminplanung ärgern muss.

Eine virtuelle Assistenz, wie es auch Mein VBO ist, sorgt daher in erster Linie für eine Zeitersparnis beziehungsweise eine effektivere Arbeitsgestaltung.

Als Selbstständiger oder Freiberufler muss man zum Beispiel keine Zeit mehr für die Buchhaltung einplanen oder wird von einem Telefonanruf aus der Arbeit heraus gerissen. Man kann seinen Arbeitsalltag voll konzentriert verbringen und z.B. im Anschluss alle Anrufer zurückrufen.

Von Vorteil ist ein virtueller Assistenzdienst auch mit Blick auf die Planung von Geschäftsreisen, die Pflege von Geschäftskorrespondenzen, die Erstellung von Präsentationen und ähnlichem.

Für wen eignet sich eine virtuelle Assistenz?

Eine virtuelle Unterstützung lohnt sich in unterschiedlichen Situationen.

Zum Beispiel dann, wenn man durch Büroarbeit von seiner eigentlichen Tätigkeit zunehmend abgehalten wird oder wenn diese Arbeiten immer wieder den täglichen Ablauf stören – auch, wenn man sich nur gedanklich mit der Terminplanung und Buchhaltung auseinander setzt. Mit Blick auf die Betriebsgröße richten sich die meisten virtuellen Telefon- und Bürodienste an Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und Existenzgründer.

Das liegt meist daran, dass große Unternehmen und Konzerne eigene Abteilungen für Buchhaltung und Co. eingerichtet haben und die Bürodienste meist selber nur kleine Betriebe sind.

Mit einem Team bestehend aus 10 oder 20 Mitarbeitern kann man nicht die Telefon- und Büroarbeit für ein großes Unternehmen leisten.

Mein VBO im Überblick

Nun aber zu dem Service „Mein VBO“, das sich offiziell als „virtuelles back office“ bezeichnet. Es handelt sich um einen kleinen Dienstleister, der von der Diplom-Betriebswirtin Christine Rausch gegründet wurde. Seit 2001 ist sie Inhaberin von Mein VBO und arbeitet mit einem Team zusammen.

Wie groß oder qualifiziert das Team von Christina Rausch ist, erfährt man leider nicht. Grundsätzlich lässt aber der Auftritt des Dienstes im Internet darauf schließen, dass hier eher im kleinen Team gearbeitet wird. Was im Übrigen nichts mit der Vertrauenswürdigkeit zu tun hat.

Was bietet Mein VBO?

Bevor man beurteilen kann, ob Mein VBO seriös ist, muss man sich das Unternehmen und vor allem die Leistungen genauer anschauen.

Das virtuelle back office von Christine Rausch bietet:

  • Telefonservice
  •  Sekretariatsservice
  •  Schreibservice
  •  Akquiseunterstützung

Beim Telefonservice handelt es sich um einen typischen Service, wie ihn auch andere virtuelle Assistenten anbieten: Die Anrufer werden zu Mein VBO umgeleitet, wo sie Mitarbeiter unter dem gewünschten Firmennamen begrüßen.

Die Anliegen erhält der Auftraggeber später in einer Benachrichtigung und kann die Anrufer bei Zeiten zurückrufen. Nach Vereinbarung werden bestimmte Anrufe direkt durchgestellt.

Der Vorteil ist natürlich, dass man selbst ungestört arbeiten kann, seine Kunden aber auch nicht warten / abblitzen lässt.

Unter dem Sekretariatsservice bietet Mein VBO die Zusammenarbeit mit teamspace ein, einer Groupware u.a. für die Zeiterfassung, Terminabsprache im Team oder andere organisatorische Aufgaben.

Anmerkung: Mein VBO bietet keinen Einblick in die Preise. Demnach kann man auch nicht einsehen, ob für den Dienst teamspace zusätzlich gezahlt werden muss. Allerdings ist davon auszugehen.

Als Schreibservice bietet Mein VBO u.a. die Erstellung von Rechnungen, Schulungsunterlagen oder Manuskripten, außerdem den Versand von Informationsmaterial oder Geschäftskorrespondenz. Weiterhin unterstützt das Team bei der Neukundengewinnung, der Rückgewinnung von Kunden sowie der Terminvereinbarung von Kundengesprächen.

Ist Mein VBO seriös? Darauf sollten Sie achten!

Zunächst: Mein VBO macht auf den ersten Blick einen seriösen Eindruck. Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind eindeutig auf der Homepage zu finden.

Weiterhin präsentiert sich die Unternehmensgründerin auch in anderen Portalen offiziell im Zusammenhang mit Mein VBO. Es handelt sich also nicht um eine anonym Briefkastenfirma, bei der man niemanden zu Gesicht bekommt.

Darüber hinaus bietet Christine Rausch die Option, den Auftraggeber vor Ort zu unterstützen. Wenn die Mitarbeiter von Mein VBO bei Vereinbarung nicht erscheinen, könnte man von einem unseriösen Dienst sprechen.

Wer sich selber ein Bild von der Vertrauenswürdigkeit von Mein VBO machen möchte, sollte nach der Kontaktanfrage auf die Rückmeldung und die Arbeitsweise achten: Erhält man schnell eine Antwort, wird man unkompliziert beraten oder hingehalten? Wenn möglich empfiehlt sich immer ein Testlauf für die virtuelle Assistenz.

Dann kann man die Ergebnisse überprüfen. Sind die erbrachten Leistungen in Ordnung und stimmt das Preisverhältnis, lohnt sich der Auftrag.

Wichtig:  Fragen Sie auch, ob es einen Nachweis für die Leistungen gibt? Jeder transparent arbeitende Dienstleister erbringt seinem Auftraggeber gegenüber einen Leistungsnachweis.

Ein Kritikpunkt, der aber nichts an der Seriosität ändert: Preise werden individuell vereinbart. Andere Anbieter in der Branche legen ihre Preise offen.

Das wirkt nicht sehr transparent und könnte sicherlich den einen oder anderen potenziellen Kunden dazu verleiten, kurzerhand jenen Dienst zu beauftragen, bei dem er schon im Vorfeld die Kosten kalkulieren kann.

Wem kann man Mein VBO empfehlen?

Aufgrund der sicherlich geringen Anzahl von Mitarbeitern ist der Dienst Mein VBO eher für Freiberufler und Selbstständige zu empfehlen, die lediglich ab und an Unterstützung benötigen – beispielsweise für die Rechnungserstellung oder Buchhaltung.

Ist aber zum Beispiel das Anrufaufkommen pro Tag sehr hoch, empfiehlt sich ein größerer Dienst, der mit mehreren Mitarbeitern die Anrufe entgegennehmen kann.

Fazit: Ist Mein VBO seriös und empfehlenswert?

Ja, Mein VBO scheint seriös und empfehlenswert zu sein, sofern Preis und Leistung übereinstimmt.

Das lässt sich aber nur nach der individuellen Vereinbarung klären und hängt auch immer von den persönlichen Anforderungen an den Dienst und die Ergebnisse ab.

Bildquelle: © vege – Fotolia.com

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