Sekretärin als Aushilfe

Der Beruf der Sekretärin erfordert heutzutage längst viel mehr als nur Kaffee kochen, das abzutippen, was einem diktiert wird oder Anrufe von Kunden entgegen zu nehmen. Das Aufgabenfeld einer Sekretärin ist viel umfassender, als es ihr der Ruf nachsagt und sollte nicht unterschätzt werden. Hauptsächlich sind Sekretärinnen in der Verwaltung tätig z.B. in einem Unternehmen. Sie kümmern sich um anfallende Büroarbeiten und sind vor allem auch für die Kommunikation mit den Kunden verantwortlich. Ein Aushilfsjob als Sekretärin erfordert daher auch eine freundliche und zuvorkommende Art, da sie oftmals die Kunden empfangen und mit ihnen, Lieferanten oder Behörden persönlichen Kontakt haben.

Da Sekretäre die Repräsentanten des Büros sind, sollten sie kommunikativ sein und auf die Kunden zugehen können, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Doch das wohl wichtigste Kriterium für eine gute Sekretärin ist das Beherrschen der jeweiligen Sprache in Wort und Schrift. Dies ist unabdingbar, um die Büro- und Verwaltungsaufgaben wie beispielsweise die Bearbeitung der Post, Korrekturlesen von wichtigen Dokumenten oder Phonotypie angemessen zu erledigen.

Auch müssen Sekretäre gut organisiert sein, da sie auch für das Management des Büros zuständig sind. Eine ordentliche Ausführung der Arbeiten erleichtert außerdem das schnelle und rasche Wiederfinden von benötigten Belegen. Es gehört unter anderem zu ihren Aufgaben Teambesprechungen vorzubereiten und zu organisieren. Des Weiteren ist es von Vorteil, wenn Sekretärinnen über mathematische Kenntnisse verfügen. Dies erleichtert die Arbeit das Budget der Firma zu verwalten. Sie sind ebenso dafür zuständig Belege zu sammeln, Rechnungen zu bezahlen und zu erstellen und sollten daher wenigstens über mathematische Grundkenntnisse verfügen, um die Arbeit ausführen zu können.

Der sichere Umgang mit dem Computer ist ebenso eine unerlässliche Voraussetzung wie das Besitzen von Kenntnissen über die Technik, um mit verschiedensten Softwares umgehen zu können. Eine kaufmännische Aus- bzw. Weiterbildung wie zum Beispiel im Bereich Bürokommunikation ist notwendig, um die vorher genannten Kompetenzen und Fähigkeiten zu erlernen. Hat man die Ausbildung erfolgreich abgeschlossen, können Sekretäre sowohl in wirtschaftlichen Bereichen von Unternehmen, im Gesundheitswesen, Verbänden oder auch in der öffentlichen Verwaltung arbeiten.

Entscheidet man sich dafür als Aushilfe in diesem Bereich zu arbeiten, sollte man sich außerdem damit vertraut machen, dass das Büro und vor allem der Computer zum Arbeitsalltag gehören werden. Man wird nicht ständig in Bewegung sein und die Arbeiten meist im Sitzen erledigen. Obwohl die Arbeit täglich vom Büro aus vollzogen wird, bietet der Beruf des Sekretärs viel Abwechslung, wie schon das Benennen einzelner Aufgaben verdeutlicht hat. Es sind eben nicht nur banale Aufgaben wie Kaffee kochen, die eine Sekretärin zu erledigen hat, sondern solche, die für einen problem- und reibungslosen Ablauf innerhalb des Unternehmens sorgen. Daher sollten Anwärter des Berufes Interesse an den Tätigkeiten im Büro haben und vor allem stressresistent sein, um die zahlreichen Aufgaben bewältigen zu können.