Die telefonische Kontaktaufnahme zwischen Bewerbern und der Personalabteilung ist heutzutage keine Seltenheit und kann der Absprache eines Vorstellungstermins oder anderen Zwecken dienen. Um eine telefonische Bewerbung erfolgreich durchzuführen, sind einige Grundlagen zu beachten, die sich gleichermaßen auf die Inhalte der Telefonate und die formal korrekte Durchführung beziehen.
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ÜBERSICHT
SITUATIONEN EINER TELEFONISCHEN BEWERBUNG
- – Erstmalige Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen
- – Rückruf seitens der Personalabteilung
- – Initiativbewerbungen
INHALTLICHES ZUR TELEFONISCHEN BEWERBUNG
- – Vorbereitungen auf das Gespräch
- – Grundlegende Daten abklären
- – Inhaltliche Kompetenz vermitteln
- – Rückfragen und Interaktionen
FORMALES ZUM TELEFONISCHEN BEWERBUNG
- – Zeiten und Rahmenbedingungen beachten
- – Freundlichkeit und Dankbarkeit
- – No-Gos im Gespräch vermeiden
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Situationen einer telefonischen Bewerbung
– Erstmalige Kontaktaufnahme mit dem Unternehmen
Im Zeitalter des Internets und jungen, aufstrebenden Start-Ups wird nicht immer die klassische Bewerbung im Schriftformat vorausgesetzt. Viele Unternehmen, die auf Jobbörsen online zu finden sind, fordern zu einer persönlichen Kontaktaufnahme via Telefon auf, begleitende Bewerbungsmaterialien dürfen häufig per E-Mail zugestellt werden.
Wurden entsprechende Anzeigen für einen interessanten Job gefunden, ist eine optimale Vorbereitung auf das Gespräch notwendig. Schließlich weiß die Personalabteilung auf der anderen Seite, dass die Stellenanzeige in Ruhe betrachtet und sich mit potenziellen Inhalten des Telefongesprächs auseinandergesetzt werden konnte. Ein sicherer und kompetenter Eindruck ist in dieser Situation entscheidend, um Chancen auf ein persönliches Treffen zu haben.
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– Rückruf seitens der Personalabteilung
Erfolgt die telefonische Kontaktaufnahme durch das Unternehmen nach einer schriftlichen Bewerbung, ist dies als gutes Zeichen zu werten. Die eingereichten Unterlagen haben das Interesse an der eigenen Person geweckt, nun soll ein telefonisches Interview bzw. ein persönliches Vorstellungsgespräch erfolgen.
So ungünstig es ist, mitten im Supermarkt von einem solchen Anruf überrascht zu werden: Vielen Personalabteilungen sind solche Umstände bewusst, weshalb ein weiterer Kontakt in einem ruhigen Umfeld kurz abgesprochen werden soll. Hier heißt es, freundlich und ruhig einen Termin auszuhandeln, an dem das telefonische Gespräch zeitnah fortgesetzt wird.
– Initiativbewerbungen
Ähnlich wie in Schriftform ist es nicht verboten, sich initiativ per Telefon zu bewerben. Die Aussichten auf Erfolg sind jedoch relativ gering und setzen eine hervorragende Vorbereitung seitens des Arbeitssuchenden voraus. Zum einen sollte dieser durch Recherchen im Vorfeld den richtigen Ansprechpartner im Unternehmen ermittelt haben.
Außerdem sollte bekannt sein, dass die Firma überhaupt Interesse an einer Neueinstellung hat und das Telefonat überhaupt einen Sinn ergibt. Hilfreich kann es bei der Initiativbewerbung sein, über umfangreiche Referenzen und hervorragende Qualifikationen zu verfügen, die direkt bei der telefonischen Vorstellung eingebunden werden sollten.
Inhaltliches zur telefonischen Bewerbung
– Vorbereitungen auf das Gespräch
Wie ein persönliches Bewerbungsgespräch kann das Telefonat mit einem potenziellen Arbeitgeber inhaltliche Überraschungen und außergewöhnliche Fragen umfassen. Eine optimale Vorbereitung auf das Gespräch hilft dabei, Fallstricke zu vermeiden und das Risiko eines unprofessionellen Erscheinungsbilds zu minimieren.
Hierfür sollte das Gespräch in Ruhe von zu Hause aus geführt werden, im Idealfall an einem Schreibtisch mit sämtlichen Unterlagen und Zeugnissen als Dokumente. Auch die gefundene Stellenanzeige mit ihrem Anforderungsprofil sollte ausgedruckt und hinzugelegt werden. Sie kann ein wertvoller Leitfaden für die Gesprächsführung zwischen beiden Seiten sein und die Konversation am Laufen halten.
– Grundlegende Daten abklären
Ist zuvor eine schriftliche Bewerbung erfolgt und wurde der Bewerber zurückgerufen, ist das Unternehme bereits mit allen grundlegenden Daten zur Person vertraut. In jedem anderen Fall ist es unverzichtbar, sich in Ruhe vorzustellen und hierbei einen guten Ersteindruck zu hinterlassen.
Die Nennung des eigenen Namens, der Bezug auf eine gefundene Stellenanzeige und die grundlegende Erwähnung einzelner Qualifikationen und vorheriger Tätigkeiten gehört hierzu. Sollte ein Initativgespräch nicht sofort zustandekommen, ist das Hinterlassen einer Telefonnummer und E-Mail-Adresse entscheidend.
– Inhaltliche Kompetenz vermitteln
Stärker als bei einem persönlichen Gespräch vor Ort gewinnen Mitarbeiter einer Personalabteilung binnen weniger Sätze den Eindruck, ob der Angerufene interessant für die zu besetzende Stelle ist. Passt das Anforderungsprofil exakt auf die eigene Person, sollte dies deshalb sehr bewusst am Anfang des Gesprächs vermittelt werden.
Falsche Bescheidenheit ist hierbei nicht zu zeigen, stattdessen sollte in kurzen und klaren Worten auf Zeugnisse, bisherige Tätigkeiten und sonstige Qualifikationen eingegangen werden. Alleine auf dieser Basis entscheiden Personaler, ob ein weiteres Gespräch zur Ermittlung persönlicher und sozialer Kompetenten lohnt.
– Rückfragen und Interaktionen
Ein aktives Interesse an der Stelle zu zeigen, ist über das Telefon besonders wichtig. Primär lässt sich dies durch Rückfragen erzielen, die Bezug auf den Charakter des Unternehmens, den zukünftigen Aufgabenbereich und andere Rahmenbedingungen der Tätigkeit nehmen.
Fragen dieser Art sollten weder die eigene Kompetenz infrage stellen noch den Eindruck erwecken, man hätte die Stellenausschreibung nicht gelesen. Zur Vorbereitung lohnt es, die Ausschreibung im Vorfeld genau zu betrachten und sich ergänzende Fragen zu einzelnen Punkten für eine rege Interaktion auszudenken.
Formales zur telefonischen Bewerbung
– Zeiten und Rahmenbedingungen beachten
Den richtigen Zeitpunkt für eine telefonische Kontaktaufnahme zu finden, ist ein wesentlicher Schlüssel für den erfolgreichen Anruf. Sind keine gesonderten Anrufzeiten bei der Bewerbung angegeben, lohnt die Kontaktaufnahme in den fortschreitenden Morgenstunden oder am Nachmittag.
Außerdem sollte in klassischen Urlaubszeiten damit gerechnet werden, dass der richtige Mitarbeiter der Personalabteilung nicht erreichbar ist. Zu guten Rahmenbedingungen für das Gespräch gehören eine ruhige Atmosphäre, im Idealfall in der eigenen Privatwohnung. Auch die telefonische Verbindung sollte eine reibungslose Gesprächsführung gewährleistet, was beim Festnetzanschluss sicherer als beim Handyeinsatz ist.
– Freundlichkeit und Dankbarkeit
Ein freundliches und höfliches Erscheinungsbild ist bei jedem Bewerbungsgespräch entscheidend. Selbst wenn der potenzielle Arbeitgeber einem nicht gegenüber sitzen sollte, sind die elementaren Grundlagen der Gesprächsführung zu beachten. Das Sprechen mit klarer und deutlicher Stimme ist kein Widerspruch zu Höflichkeit, gezielte Rückfragen und Dankbarkeit zum Ende des Gesprächs sollten nicht fehlen. Außerdem hilft der klassische Trick, während des Gesprächs zu lächeln, auch wenn dies nicht gesehen werden kann.
– No-Gos im Gespräch vermeiden
Die in einem Bewerbungsschreiben angegebene Telefonnummer muss eindeutig dem Bewerber zuzuordnen sein, der Anschluss einer gemeinsamen WG ist deshalb weniger geeignet.
Im Gespräch selbst sollte dem Gegenüber sehr genau zugehört werden, ein Unterbrechen des Personalers mitten im Satz oder ein ausbleibendes Eingehen auf das aktuelle Gesprächsthema sind unbedingt zu vermeiden. Und auch wenn es für viele Bewerber besonders interessant ist: Das Gespräch auf Themen wie Gehalt oder Sonderleistungen zu bringen, sollte definitiv nur durch den Arbeitgeber erfolgen.
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