Wir alle kennen aus den Medien die unterschiedlichsten Menschen, unter anderem auch viele, die wir um ihren Erfolg beneiden – dabei haben alle etwas gemeinsam: Auch sie haben nur 24 Stunden pro Tag. Der folgende Artikel befasst sich mit der Thematik, wie man seinen Tag gut organisiert und beim Thema Zeit mit weniger mehr schaffen kann.
Überblickt
Hätten wir nicht alle gerne ein wenig mehr Zeit in unserem Leben? Mehr Zeit für den Beruf, mehr Zeit für die Selbstverwirklichung, mehr Zeit für die Familie und natürlich mehr Zeit für uns selbst.
Tatsächlich gibt es Menschen, die all dies unter einen Hut bringen können. Dabei haben sie scheinbar nicht nur mehr Zeit, sondern auch noch unglaublich viel in ihrem Leben erreicht. Dinge, die wir uns möglicherweise auch wünschen und aus eigener Kraft erreichen wollen würden, die uns aber aufgrund zeitlicher Einschränkungen unerreichbar erscheinen.
Doch hier die gute Nachricht: Jeder Mensch auf der Erde hat 24 Stunden pro Tag, die er nach seinem eigenen Ermessen nutzen kann.
Das Geheimnis liegt nur darin, wie und mit welchen Dingen wir unseren Tag gestalten. Genau hier beginnt der große und wichtige Bereich des Zeitmanagements.
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Zielformulierung
Der erste Schritt für ein gutes Zeitmanagement ist sich zunächst einmal seiner Ziele bewusst zu werden. Ziele müssen nach der sog. S.M.A.R.T.-Definition S.pezifisch, M.essbar, A.mbitioniert, R.ealistisch und T.erminiert sein.
Erst dann lassen sie sich in Teilziele zerlegen, mit denen wir auch sinnvoll arbeiten können.
To-Do-Liste
Das wohl bekannteste Tool, um sich eine Übersicht der einzelnen (Teil-) Ziele zu verschaffen, ist wohl die To-Do-Liste.
Dort kann man sämtliche Aufgaben und Aktivitäten eintragen und zusätzlich mitKategorien versehen, um sie zum Beispiel nach ihrer Dringlichkeit zu ordnen und sie so in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen.
Diese erweiterte Form der To-Do-Liste nennt sich Prioritätenliste.
Anschließend lässt sie sich dann auch sehr gut in einen Tagesplan integrieren, der in jedem Falle ein durchaus zu empfehlendes Werkzeug ist.
Prioritäten setzen
An dieser Stelle bietet sich folgende Geschichte an:
Ein Professor, der einen Vortrag zum Thema effiziente Zeiteinteilung halten sollte, stand vor seinem Publikum, und vor ihm ein leeres Glasgefäß auf dem Tisch.. Der Professor füllte das Gefäß bis zum Rand voll mit tennisballgrossen Steinen. Anschließend fragte er in die Runde, ob das Gefäß voll sei. Auf die Antwort „Ja“ eines Zuhörers hin, griff er unter den Tisch, holte einige Kieselsteine hervor und füllte sie so lange hinein, bis sie alle Lücken füllten.
Als nächstes folgte feiner Sand und schließlich Wasser, bis das Gefäß wirklich randvoll war. Der Professor fragte das Publikum, was wohl die Botschaft des Experiments sein solle und bekam folgende Antwort: „Selbst wenn wir der Meinung sind, dass unser Terminkalender voll ist, haben wir immer noch Zeit für weitere Dinge, wenn wir es wirklich wollen.“
Doch diese Antwort war falsch.
„Wenn wir nicht die großen Steine zuerst in das Gefäß setzen, können wir die kleineren Dinge nicht mehr unterbringen“, entgegnete der Professor.
„Und wenn wir uns erst den kleinen unwichtigen Dingen widmen, laufen wir Gefahr,dass uns am Ende die Zeit für die großen und wichtigen Aspekte in unserem Leben fehlt.“
Wie kann ich Prioritäten richtig setzen?
Sinnbildlich für die großen und kleinen Steine stehen natürlich auch die Aufgaben, die wir zu bewältigen haben.
Eine einfache aber sehr effiziente Methode, um rauszufinden, welche Priorität die einzelnen Aufgaben haben, ist, sich folgende Fragen zu stellen:
- Was ist heute wichtig?
- Was muss heute noch erledigt werden?
- Was ist wichtig für die Zukunft?
Wie kann ich Zeit sparen?
Vermutlich eine Antwort die niemanden überraschen wird, über die dennoch viel zu wenig nachgedacht wird. Zeitmanagement bedeutet nicht nur, die richtigen Dinge zu tun (Effektivität – Thema Priorisierung), sondern die anstehenden Aufgaben auch richtig zu machen (Effizienz, also der Arbeitsprozess an sich).
All das spart bereits enorm viel Zeit.
Dementsprechend ist es von großem Vorteil, sich auch für die bevorstehenden Aufgaben einen Plan oder eine Vorgehensweise zurechtzubauen.
Unsere Tipps:
- – seien Sie sich über Ihre Ziele im Klaren und behalten Sie diese stets im Hinterkopf, so wissen sie immer wofür sie sich gerade bemühen und es wird sie motivieren weiterzumachen
- – stecken Sie sich Teilziele, definiert nach S.M.A.R.T.
- – beginnen Sie zunächst mit einer To-Do-Liste, priorisieren Sie anschließend die Aufgaben, wenn möglich streichen Sie unwichtige Dinge oder delegieren Sie diese weiter
- – führen Sie sich folgende Frage vor Augen:
o Was ist heute wichtig?
o Was muss heute noch erledigt werden?
o Was ist wichtig für die Zukunft?
- – verwenden Sie stets einen Tagesplan, dem Sie sich am Ende des Tages nochmals widmen um zu sehen, was Sie geschafft haben
- – bauen Sie sich Zeitpuffer ein, es wird verhindern, dass sie unnötig in Stress geraten
- – Achten sie auf die Effizienz, mit der Sie Ihre Aufgaben erledigen, konzentrieren Sie sich hierfür immer nur auf eine Sache, nämlich die, die sie gerade ausführen