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Die Buchhaltung ist für Selbstständige mehr als nur lästige Pflicht: Sie spiegelt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens wider, nimmt wesentlichen Einfluss auf die Entscheidung über Kreditvergaben und stellt eine wichtige Grundlage für die jährliche Steuererklärung dar.

 

Wurden entsprechende Aufzeichnungen früher zumeist per Hand vorgenommen, kommen heute in der Regel spezielle Buchhaltungsprogramme zum Einsatz. Zur Auswahl stehen dabei sowohl kostenfreie als auch lizensierte Lösungen. 
Welche Software am besten geeignet ist, richtet sich maßgeblich nach dem Umfang der Buchführungspflicht im Einzelfall.

 

Anforderungen an die Buchhaltung

Die Buchführung ist keine freiwillige Leistung. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine gesetzliche Verpflichtung, die vom zuständigen Finanzamt eingefordert und gelegentlich auch überprüft wird.

Welche Anforderungen im Einzelfall erfüllt werden müssen, hängt nicht nur mit der Höhe des jeweils erzielten Einkommens zusammen, sondern auch mit der Art der Selbstständigkeit. So kommen zum Beispiel Freiberufler und andere unter §18 des EStG fallende Selbstständige in den Genuss einer vereinfachten Buchführungspflicht – und das unabhängig von etwaigen Gewinn- oder Umsatzgrenzen. Doch auch dann, wenn der Gewinn 50.000 Euro oder der Umsatz 500.000 Euro nicht überschreitet, ist weder die kaufmännische Buchführung mit Vergleich des Betriebsvermögens noch die Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich. Hier genügt ebenfalls die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

 

Wichtige Kriterien der Buchhaltung

Das Finanzamt erkennt die Buchhaltung von Selbstständigen nur dann an, wenn sie ordnungsgemäß geführt wurde und alle wesentlichen Kriterien erfüllt.

Grundsätzlich gilt: Die Buchhaltung muss so beschaffen sein, dass sie einem unabhängigen Dritten die wirtschaftliche Situation des Unternehmens offenbart. Folglich ist es wichtig, jeden einzelnen Vorfall zu dokumentieren und diesen sowohl in zeitlicher als auch in sachlicher Abfolge richtig einzuordnen. Nachträgliche Änderungen sind nicht erlaubt. Aus diesem Grund muss die Buchführung derart gestaltet sein, dass eine Bearbeitung gar nicht erst möglich oder zumindest deutlich zu erkennen ist. Zu berücksichtigen ist darüber hinaus:

 

  •  die fortlaufende Nummerierung von Rechnungen und Quittungen
     das Verbot der Verrechnung von Vermögenswerten und Schulden
     die Pflicht zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung.

Darüber hinaus darf eine Buchung nur dann vorgenommen werden, wenn ihr ein konkreter Beleg zugeordnet werden kann. Die Richtigkeit der gemachten Angaben ist von enormer Bedeutung. Werden hier Unstimmigkeiten aufgedeckt, droht die Steuerschätzung. Denkbar ist auch eine Aufforderung zur Nachzahlung oder die Erhebung von Säumniszuschlägen.

 

Buchhaltungsprogramme können den Steuerberater sparen

Entgegen der weit verbreiteten Annahme ist der Selbstständige nicht dazu verpflichtet, einen Steuerberater mit der Buchführung zu beauftragen. Vielmehr ist er dazu berechtigt, die Buchhaltung eigenständig in Angriff zu nehmen – und das unabhängig von der gewählten Rechtsform und der Größe des Unternehmens.

Buchhaltungsprogramme helfen dabei, wichtige Faktoren nicht aus den Augen zu verlieren und lassen sich oftmals sogar zur Erstellung von Rechnungen verwenden. Sie unterscheiden sich nicht nur im Hinblick auf ihren Leistungsumfang, sondern auch in Bezug auf ihren Preis. Es muss nicht zwangsläufig eine kostenpflichtige Software zum Einsatz kommen.

Gute Freewareprogramme sind z.B. Fakturama oder GnuAccounting:

 

  •  Damit können Sie individuelle Belege schreiben und dabei auf zahlreiche Beispielvorlagen und Textbausteine zurückgreifen. Auch ist es möglich, Rechnungen zu verbuchen und Rabatte oder Bonitätsangaben zu vermerken. Darüber hinaus bietet die nutzerfreundliche Software eine Anbindung an Onlineshops.

  •  Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ist mit Fakturama und GnuAccounting allerdings nicht ausreichend beraten. Eine Bilanz lässt sich mit der Freeware nicht erstellen. Dies macht die Nutzung zusätzlicher Buchhaltungsprogramme erforderlich. Lizensierte Software wie der Lexware Buchhalter kann hierbei weiterhelfen:
     
     Das Programm bietet gleich zwei Buchhaltungssysteme, die Selbstständige wahlweise bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder bei der doppelten Buchführung mit Gewinn- und Verlustrechnung unterstützt. Darüber hinaus ermöglicht sie die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung und erlaubt die Auswahl aller relevanten Kontenrahmen. Die teureren Varianten der Software verfügen zudem über eine integrierte Kassenbuchfunktion und lassen sich auch zum Onlinebanking verwenden.

Die richtige Software für kleinere Unternehmen

Jeder Selbstständige ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Freelancer und Kleinstunternehmer erhalten mit kostenloser Software eine wertvolle Unterstützung bei der Erstellung und der Verbuchung ihrer Rechnungen. Diese gerät jedoch schnell an ihre Grenzen, wenn es um die Bilanzierung geht. Hier stellen lizensierte Programme in der Regel die bessere Alternative dar.

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