Abendsekretärin

Die Arbeit einer Abendsekretärin ist bestens geeignet für Personen, die zu gewöhnlichen Bürozeiten anderen Verpflichtungen nachgehen müssen und nur in den Abendstunden arbeiten können oder möchten. In der Regel liegt die Arbeitszeit einer Abendsekretärin an Werktagen (Montag bis Freitag) zwischen 16.00 und 20.00 Uhr. Diese Zeiten können allerdings je nach Arbeitgeber abweichen. Aufgrund dieser Zeiten ist die Arbeit besonders für Menschen geeignet, die es bevorzugen in einer ruhigen Umgebung ihren Tätigkeiten nachzugehen.

In welchen Unternehmen werden Abendsekretärinnen benötigt?

Abendsekretärinnen werden vor allem in großen Unternehmen benötigt. Diese haben oft einen hohen Aufwand an Verwaltungsaufgaben, die eine Tagessekretärin in ihrer Arbeitszeit nicht vollständig erledigen kann. Verwaltungsaufgaben gibt es in sämtlichen Unternehmen aller Wirtschaftsbereiche sowie in Verbänden oder öffentlichen Verwaltungen. Außerdem werden Abendsekretärinnen auch im Gesundheitssektor benötigt. Auch in Anwaltskanzleien werden, aufgrund der Masse an Erstellung von Schriftsätzen, Abendsekretärinnen beschäftigt.

Wozu wird eine Abendsekretärin benötigt?

Eine Abendsekretärin unterstützt die Tagessekretärin in ihren Aufgaben. Da die Tagessekretärin während der Bürozeiten durch Telefonate, Besuchern oder Kunden von Routineaufgaben abgelenkt wird, kann sie oft die Tagesgeschäfte nicht abschließen. Dafür ist die Unterstützung durch eine Abendsekretärin notwendig. Allerdings kann der Grund für die Benötigung einer Abendsekretärin auch sein, dass die Tagessekretärin der Masse an Aufgaben nicht innerhalb ihrer Arbeitsstunden nachgehen kann und somit die Sekretariatsaufgaben in den Abendstunden weitergeführt werden müssen, damit das Tagesgeschäft abgeschlossen werden kann.

Tätigkeitsfelder

Die Arbeit in einem Sekretariat umfasst allgemeine Büro- und Assistenzaufgaben. Im Wesentlichen muss eine Abendsekretärin Schreibarbeiten erledigen. Diese werden meist in deutscher Sprache mit Schreibprogrammen auf dem Computer erledigt. Es kann allerdings auch sein, dass eine Abendsekretärin Schreibarbeiten in Englisch oder anderen Fremdsprachen verfassen muss. Des Weiteren gehören Kopierarbeiten oder die Bearbeitung der Post zu den Tätigkeitsfeldern einer Abendsekretärin. Außerdem ist eine Abendsekretärin zuständig verschiedene Dokumente in Ordnern abzulegen und diese zu verwalten. Falls die Arbeitszeiten noch innerhalb der Bürozeiten liegen, ist es auch möglich, dass eine Abendsekretärin für die Annahme von Telefonaten zuständig ist. Dabei müssen beispielsweise Termine oder Rückrufe organisiert oder Fragen beantwortet werden. Zudem müssen auch beispielsweise Reisen organisiert oder Präsentationen für den kommenden Tag vorbereitet werden.

Voraussetzungen

Eine Abendsekretärin sollte eigenständig arbeiten können. Aufgrund der Tatsache, dass die Aufgaben abends erledigt werden, ist damit zu rechnen, dass die Abendsekretärin allein im Büro arbeiten muss. Die meisten Angestellten werden zu diesen Zeiten in der Regel nicht mehr im Büro aufzufinden sein. Aus diesem Grund muss die Abendsekretärin auch verlässlich sein. Durch die Tatsache hauptsächlich Schreibarbeiten zu erledigen, sollte sie gute Schreibfertigkeiten besitzen. Hierfür sind vor allem gute Sprachkenntnisse in Deutsch notwendig. Fremdsprachenkenntnisse sind bei der Bewerbung zu einer Abendsekretärin außerdem gern gesehen. Des Weiteren sollte sie gute Kenntnisse in Kommunikations- und Datenverarbeitungssystemen haben. Durch den regen Verkehr mit Kunden, externen Mitarbeitern oder anderen Unternehmen, sollte sie freundlich, flexibel und gewissenhaft arbeiten können.