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Forderungsmanagement ist ein Begriff aus dem Rechnungswesen und betrifft Unternehmen aller Größenordnungen sowie Freiberufler. Sind auch Sie selbstständig tätig, sollte Forderungsmanagement für Sie nicht unter „Betrifft mich nicht“ laufen. Forderungsmanagement geht jeden Selbstständigen an. Das müssen Sie wissen!

Überblick

  • Forderung: kurz erklärt
  • Verwalten von Forderungen
  • Umgang mit Forderungen
  • Warum Forderungsmanagement so wichtig ist
  • Wie sieht gutes Forderungsmanagement aus?
  • Rechnung
  • Bonitätsprüfung
  • Mahnwesen
  • Konsequenz
  • Forderungsausfälle einkalkulieren
  • Versicherung
  • Resümee

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Forderung: kurz erklärt

Als Forderung gilt ein noch offener Betrag für eine bereits erfolgte Lieferung oder Dienstleistung. Neben dem inzwischen selten gewordenen Anschreibenlassen als Stammkunde im Einzelhandelsgeschäft geht es bei Unternehmern und Freiberuflern heutzutage hauptsächlich um noch offene Forderungen aus Rechnungen mit einem bestimmten Zahlungsziel.

Verwalten von Forderungen

Wenn Sie sich einfach darauf verlassen, dass Ihre Kunden Rechnungen mit Zahlungsziel fristgerecht oder nur leicht verspätet begleichen, handeln Sie leichtsinnig. Die Erfahrung zeigt, dass sich unter vielen zuverlässig Zahlenden auch Rechnungsempfänger befinden, die es mit ihrer Zahlungspflicht nicht so genau nehmen. Bei manchen steckt schlicht Schusseligkeit dahinter, andere warten bewusst eine erste Mahnung ab und einige können oder wollen nicht zahlen. Es ist daher unbedingt auf fristgerechte Zahlungseingänge zu achten und gegebenenfalls zu erinnern oder schließlich ein Mahnverfahren oder Inkasso einzuleiten. Parallel können Sie außerdem Strafanzeige erstatten.

Unternehmen und Freiberufler können sich die Zahlungsfristen ihrer Kunden beziehungsweise Klienten auf Wiedervorlage legen und aufmerksam verfolgen.

Ab einer bestimmten Größe sind Unternehmen außerdem zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtet. Obwohl es sich bei Forderungen um ausstehende Gelder handelt, die noch nicht auf dem Konto eingetroffen sind, stellen Forderungen einen finanziellen Wert dar, der in der Buchhaltung als eigener Posten zu erfassen ist. Am Bilanzstichtag muss der Forderungsposten im Umlaufvermögen auftauchen.

Umgang mit Forderungen

Bei einer ausbleibenden Zahlung empfiehlt sich zunächst eine höfliche Erinnerung. Auch wenn Sie als Rechnungsaussteller einen Anspruch auf das Begleichen der noch offenen Forderung haben – auch hier gilt: Der Ton macht die Musik. Daher sollten Sie nicht unbedingt gleich am nächsten Tag nach Fristablauf mahnen, schließlich kann die Überweisung unterwegs sein. Ebenso ist es ungeschickt, sofort mit dem Rechtsweg zu drohen. Erfahrungsgemäß beruhen ausgebliebene Zahlungen häufig auf Vergessen, weshalb ein Großteil von ihnen nach einer freundlichen Erinnerung bald eintrifft.

Bleibt die Forderung weiterhin unbeglichen, sollte vorerst eine zweite Mahnung folgen, dann auch ruhig in einem bestimmteren Tonfall. Der Schuldner wird darin auf seine Zahlungspflicht innerhalb einer neu gesetzten, aber nicht mehr allzu langen Frist, hingewiesen. Manche schreiben noch eine dritte Mahnung, was persönliche Ermessenssache ist. Ebenso können, aber müssen nicht Mahngebühren erhoben werden.

Von Rechts wegen brauchte nach der ersten Mahnung keine weitere zu erfolgen. Taktisch ist es allerdings klüger, wenigstens noch eine zweite Mahnung zu schicken. Neben der dringenden Zahlungsaufforderung sollte dem Mahnungsempfänger nun auch der Ernst der Lage verdeutlicht werden und im Falle einer weiteren Zahlungsverweigerung die Einleitung eines Inkasso- oder Mahnverfahrens und eventuelle Strafanzeige angekündigt werden.

Warum Forderungsmanagement so wichtig ist

Ausbleibende Zahlungen verursachen erhöhten organisatorischen Aufwand und indirekt weitere Kosten. Besonders gefährlich sind sie gerade für kleine und mittlere Unternehmen, wenn es sich dabei um höhere Beträge handelt. Es entsteht eine finanzielle Schieflage, in der diese Unternehmen dann selbst nicht mehr liquide genug sein können, um ihre eigenen Rechnungen zu begleichen. Im Extremfall kommt es dadurch zur Unternehmensinsolvenz.

Wie sieht gutes Forderungsmanagement aus?

Gutes Forderungsmanagement fängt bereits bei der Rechnungserstellung an und enthält weitere empfehlenswerte Handlungen.

  • Rechnung

Schon mit der ersten Rechnung startet das Forderungsmanagement. Eine Rechnung muss für den Empfänger leicht nachvollziehbar sein einschließlich eindeutiger Leistungsbeschreibung und einfacher Zahlungsmethoden. Natürlich muss auch die Empfängeranschrift korrekt sein.

  • Bonitätsprüfung

Insbesondere bei bisher unbekannten Kunden oder Kunden mit Großaufträgen ist eine Bonitätsprüfung sinnvoll. Ansprechpartner hierfür sind zum Beispiel die SCHUFA oder Wirtschaftsauskunfteien. Bei Kapitalgesellschaften sind außerdem die letzten Jahresabschlüsse einsehbar. Eine hundertprozentige Sicherheit bietet eine Bonitätsprüfung zwar nicht, hat aber schon vielen Betrieben schwarze Schafe rechtzeitig offenbart.

Aus berechtigtem Bonitätsinteresse ist es außerdem keineswegs verwerflich, für einschlägige Gerüchte ein offenes Ohr zu haben.

  • Mahnwesen

Offenen Forderungen sollte zeitnah und konsequent, aber mit Fingerspitzengefühl nachgegangen werden. Eine automatisierte Abwicklung empfiehlt sich nicht. Mahnwesen bedeutet einen Balanceakt zwischen notorischen Nichtzahlern und nur vorübergehend ausfallenden Zahlungswilligen. Hier führen individuelle Lösungswege meistens besser zum Ziel.

In Firmen herrscht oft Sorge, bei zu energischem Mahnen einen Kunden zu verlieren. Das ist verständlich. Dennoch sollte hier ein Umdenken stattfinden, denn ein hartnäckiger Nichtzahler bedeutet für ein Unternehmen keinen Gewinn. Hier sollte also das Mahnverfahren eingeleitet und der Verlust des Kunden in Kauf genommen werden.

Anders verhält es sich bei einem bisher guten Kunden, der grundsätzlich Zahlungsbereitschaft signalisiert. Hier sollte ein offenes Gespräch über die aktuelle Situation angestrebt werden, um eine Lösung zu finden. Ratenzahlung wäre eine Option oder eine Verlängerung der Zahlungsfrist.

Forderungsausfälle einkalkulieren

Damit Zahlungsausfälle nicht die eigene Existenz gefährden, ist es ratsam, finanzielle Eigenvorsorge zu betreiben. Die Liquiditätsdecke sollte nicht zu dünn sein. Ebenfalls eine gute Idee ist ein Gespräch mit Ihrer Hausbank über einen möglichen unkomplizierten Kredit bei einem eventuell stattfindenden größeren Zahlungsausfall. Findet ein derartiges Gespräch bereits im Voraus statt, befinden Sie sich in einer stärkeren Verhandlungsposition als später im eingetretenen Fall.

  • Konsequenz

Ein wirksames Forderungsmanagement zeichnet sich durch Konsequenz aus. Bei längerer Wartezeit und zu großem aufgebrachten Verständnis lassen sich Forderungen irgendwann kaum noch durchsetzen.

Versicherung

Gegen Zahlungsausfälle können sich Unternehmen mit einer speziellen Versicherung wappnen:

  • Inland: Warenkreditversicherung

  • Ausland: Exportkreditversicherung

Wichtig: Meistens bleibt dem Unternehmen eine Selbstbeteiligung von rund 25-30 %. Außerdem hilft die Versicherung nur, falls Zahlungsunfähigkeit eines Kunden den Zahlungsausfall verursacht.

Resümee

Gutes Forderungsmanagement beginnt bereits mit dem Schreiben der ersten Rechnung. Zahlungspflichtigen erleichtert es mit klaren Angaben die Zahlung. Erfolgreiches Forderungsmanagement läuft nicht nach Schema F ab, sondern behält Nichtzahler individuell im Blick. Je nach Sachlage sucht es mal das Gespräch oder greift entschiedener durch. Konflikte dürfen im Forderungsmanagement Beschäftigte nicht scheuen und sie müssen beharrlich ihr Ziel verfolgen. Ebenfalls sehr wichtig im Forderungsmanagement ist eine gute Organisation für eine flüssige Abwicklung.

Bildquelle: © Sergey Nivens – Fotolia.com

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