Sie wollen sich für ein Studium bewerben und müssen ein beglaubigtes Zeugnis den Unterlagen beifügen? Dann erfahren Sie in diesem Artikel, wo Sie eine Beglaubigung vornehmen lassen können, was Sie genau beachten sollten und was Sie unternehmen, wenn Sie Ihr Original nicht mehr haben.
Übersicht
- Die Beglaubigung
- Wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen
- Was Sie bei der Beglaubigung beachten sollten
- Der Stempel
- Was berechtigt zur amtlichen Beglaubigung
- Das Original
- Aufbewahrungszeiten
- Das Diplom Zeugnis
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Die Beglaubigung
Wenn Sie sich dafür interessieren, wo ein Zeugnis beglaubigt werden kann, dann befinden Sie sich aller Wahrscheinlichkeit nach in einem Bewerbungsverfahren. Die Universität bei einem Studium erbittet sich in den Bewerbungsunterlagen meistens eine beglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses. Manche Arbeitgeber bestehen heutzutage ebenfalls darauf.
Die Beglaubigung stellt sicher, dass Ihre eingereichte Zeugniskopie dem Original entspricht. So wird vermieden, dass Zeugnisse gefälscht werden und der Besitzer sich dadurch einen Vorteil erschleichen kann. Der Stempel, den die Zeugniskopie bei der Beglaubigung erhält, bestätigt den Vorgang der Beglaubigung.
Wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen
Es gibt unterschiedliche Stellen, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen können. Die einfachste Möglichkeit, ist der Gang in die Schule, die Ihnen das Zeugnis ausgestellt hat. Sie müssen das Original dort vorlegen und eine Kopie, die Sie beglaubigt haben möchten. Wenn Sie allerdings nicht mehr in der Nähe der Schule wohnen, gibt es Alternativen, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen können.
Sie können die Beglaubigung ebenso in dem Bürgerbüro der Gemeinde vornehmen, in der Sie derzeit gemeldet sind oder beispielsweise auch das Pfarramt. Für das Studium übernimmt das Studentensekretariat auch die Beglaubigung, der von der Universität ausgestellten Zeugnisse. Manche Universitäten haben auch einen Sozialdienst, der diesen Vorgang für Sie erledigt. Eine weitere Option ist der Notar, der eine Beglaubigung vornimmt.
Was Sie bei der Beglaubigung beachten sollten
In der Schule, wo Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, sollten Sie die Kopie für die Beglaubigung schon mitnehmen. Das Bürgerbüro stellt bei dem Verfahren meistens selbst eine Kopie her, die dann beglaubigt wird. In kleinen Gemeinden ist das eigentlich eine recht unkomplizierte Sache, die Sie nahezu spontan erledigen können. In großen Städten sieht es da anders aus.
Da müssen Sie eventuell eine Wartenummer ziehen und Zeit einplanen. Sie erfahren auf der Beschilderung am Eingang, wo ein Zeugnis beglaubigt wird. Die Beglaubigung kostet allerdings auch Geld. Sie müssen bei der Universität mit Kosten von etwa fünf Euro rechnen. Der Notar nimmt für diesen Dienst ungefähr zehn Euro.
Der Stempel
Wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, erhalten Sie einen Stempel auf Ihr Dokument oder die Zeugniskopie. Dieser Stempel bestätigt die Beglaubigung. Manchmal ist es notwendig mehrer Seiten beglaubigen zu lassen. In diesem Fall wird der Stempel über die umgeknickten Seiten platziert, so dass der Abdruck auf allen Seiten erkennbar ist oder alle Seiten erhalten einen Stempel mit einem Unterschriftenkürzel. Auf der letzten Seite ist dann ein Vermerk der Anzahl.
Achten Sie bei dem Verfahren darauf, dass der Stempelabdruck wirklich auf den Seiten erkennbar ist. Der Notar setzt einen Dienstsiegel auf Ihr Dokument, das sich deutlich durch ein Emblem von den Schriftstempeln unterscheidet. Den Abschluss bildet dann die Unterschrift des Beglaubigenden auf der Kopie. So ist die Abschrift korrekt beglaubigt.
Was berechtigt zur amtlichen Beglaubigung?
Es gibt unterschiedliche Anlaufstellen, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen können. Die Berechtigung zur amtlichen Beglaubigung haben die Stellen durch das Führen eines Dienstsiegels. Dienstsiegel führen verschiedene Behörden, wie beispielsweise die Stadtverwaltung oder die Bürgermeisterämter.
Deshalb können Sie die Beglaubigung Ihrer Kopien dort vornehmen lassen. Ebenso besteht die Möglichkeit auch zum Pfarramt zu gehen, die ebenfalls einen Dienstsiegel führen und zur Beglaubigung befähigt sind. Die Anlaufstelle können Sie unter praktischen Gesichtspunkten wählen oder aus finanziellen. Hier sind wohl die Kirche und die Schule, an der Sie Ihr Abitur gemacht haben, die günstigste Variante für die Beglaubigung.
Das Original
Wenn Sie entschieden haben, wo Sie das Zeugnis beglaubigen lassen, benötigen Sie das Original. Nur durch Vorlage des Originals können Sie auch eine Kopie beglaubigen lassen. Doch was können Sie unternehmen, wenn Sie das Original, aus welchen Gründen auch immer, nicht mehr haben? In diesem Fall müssen Sie eine Zweitschrift des Originals bei der Schule anfordern, an der Sie Ihr Abitur gemacht haben. Die Schule darf diese Zweitschrift nur auf Ihre Anforderung herausgeben.
Doch für eine Zweitschrift muss Sie auch die Identität überprüfen. Deshalb ist Ihr persönliches Erscheinen gefordert. In seltenen Fällen, in denen Ihnen das nicht möglich ist, können Sie mit einer Ausweiskopie und der beglaubigten Unterschrift auf dem Anforderungsschreiben, den Vorgang ohne Ihr Erscheinen erwirken.
Aufbewahrungszeiten
Sie wissen, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen und wie Sie ein verlorenes Original ersetzten. Für die Studienbewerbung ist das Abiturzeugnis im Allgemeinen nicht sehr alt. Doch wie sieht es bei einer Bewerbung aus, bei dem das Abitur Jahre zurückliegt und die Beglaubigung auch nur mit dem Original möglich ist?
Keine Sorge, die Schule ist verpflichtet Halbjahres- und Jahreszeugnisse zehn Jahre zu archivieren und das Abschlusszeugnis fünfzig Jahre. Für den Fall, dass Ihre Schule nicht mehr existiert, müssen Sie sich an das Schulverwaltungsamt Ihrer Stadt oder auch Ihres Landkreises mit Ihrem Anliegen wenden. Sie sind verpflichtet, alle Zeugnisse aufzubewahren, die jemals ausgestellt wurden.
Das Diplom Zeugnis
Die Stelle, wo Sie Ihr Zeugnis beglaubigen lassen, grenzt die Art der Zeugnisse nicht ein. So kann es sich auch um ein Diplom Zeugnis handeln, das Sie beglaubigen lassen müssen und das Ihnen fehlt. Das vermisste Dokument fordern Sie in Zweitschrift im Sekretariat Ihrer Universität oder Fachschule an. Oftmals erhalten Sie es dann über die Prüfungsverwaltung. Sie müssen dort eine eidesstattliche Erklärung über den Verlust ablegen, aber dann wird das Dokument ausgehändigt.
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