Um die Aussichten auf ein Bewerbungsgespräch zu erhöhen und sich Vorteile gegenüber Konkurrenten zu verschaffen, sind Referenzen bisheriger Arbeitgeber und Jobs ein wertvolles Werkzeug. Im Folgenden erfahren Sie, was bei der Zusammenstellung von Referenzen zu beachten ist und wie diese formal und inhaltlich besonders hilfreich werden können.
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ÜBERSICHT
ALLGEMEINES ZU REFERENZEN FÜR DIE BEWERBUNG
- – Was sind Referenzen überhaupt?
- – Welche Aufgaben erfüllen Referenzen?
- – Gibt es Unterschiede zum Arbeitszeugnis?
FORM UND INHALT DER REFERENZEN
- – Wer sollte die Referenz verfassen?
- – Gibt es formale Vorschriften und Standards?
- – Was sollte inhaltlich in die Referenz?
- – Bewertung der Inhalte einer Referenz
DIE REFERENZ IM BEWERBUNGSPROZESS
- – Zusammenspiel von Referenz und Lebenslauf
- – Kontaktdaten anstelle schriftlicher Referenzen
- – Abschließende Tipps
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Allgemeines zu Referenzen für die Bewerbung
– Was sind Referenzen überhaupt?
Referenzen sind ein wichtiger Bestandteil fast jedes Bewerbungsschreiben und sind neben dem Lebenslauf, Zeugnissen und dem generellen Anschreiben einzureichen. Formuliert sind Referenzen von bisherigen Arbeitgebern oder anderen Personen des wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Lebens, deren Wort und Einschätzung für den potenziell neuen Arbeitgeber von Interesse sein dürfte. Im Referenzschreiben sind Stärken und Besonderheiten des Bewerbers aufgeführt, die explizit Bezug auf die angestrebte Vakanz nehmen, dies jedoch nicht zwingend müssen.
– Welche Aufgaben erfüllen Referenzen?
Personalabteilungen und Geschäftsführer wissen, dass Lebenslauf und Zeugnisse nur bedingt etwas über eine Person aussagen. Selbst Arbeitsnachweise über bisherige Tätigkeiten geben nur einen rudimentären Blick über Persönlichkeit, Arbeitswesen und sonstige Besonderheiten des Bewerbers wider, die für eine Anstellung oder Einladung zum Bewerbungsgespräch relevant sein könnten.
Durch das Einreichen ein oder mehrerer Referenzen macht der Bewerber zusätzlich auf sich aufmerksam und versucht auf Ebenen zu punkten, die nicht unmittelbar mit der ausgeschriebenen Tätigkeit in Zusammenhang stehen.
– Gibt es Unterschiede zum Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis wird zwangsläufig von Verantwortlichen für das Personalwesen eines Unternehmens bzw. dessen Geschäftsführung ausgestellt und nimmt inhaltlich Bezug auf die geleistete Arbeit und das Verhalten im Betrieb. Bei einem Referenzschreiben bestehen größere Freiheiten, sowohl seitens des Absenders als auch in der inhaltlichen Gestaltung.
Persönliche Qualifikationen und Besonderheiten können beispielsweise von Vorsitzenden von Vereinen, Verbänden oder öffentlichen Personen aus Gesellschaft und Politik hervorgehoben werden, die im engen Verhältnis zum Bewerber stehen. Die Inhalte des Schreibens sollten im Bezug zur Arbeitsstelle und den hier einzubringenden Leistungen stehen, können jedoch genauso einen Schwerpunkt auf soziales Engagement, eine aktive Lebensführung oder andere Stärken des Bewerbers setzen.
Form und Inhalt der Referenzen
– Wer sollte die Referenz verfassen?
Verfügt der Bewerber bereits über berufliche Anstellungen der letzten Jahre, sind bisherige Arbeitgeber die erste Adresse für die Erstellung eines Referenzschreibens. Handelt es sich um eine erstmalige Bewerbung nach Abschluss eines Hochschulstudiums, können Professoren und andere Dozenten um die Erstellung eines solchen Schreibens gebeten werden.
Bei Mitgliedschaft in Vereinen, Institutionen und Parteien können Vorsitzende und hochrangige Persönlichkeiten die richtigen Ansprechpartner sein. Hier sollte der Bewerber rechtzeitig im Vorfeld überlegen, von welchen Seiten aus ein Referenzschreiben einen guten Eindruck hinterlässt, wobei auch Charakter und Status des zukünftigen Arbeitgebers einspielt.
– Gibt es formale Vorschriften und Standards?
Anders als beim Lebenslauf oder beim Anschreiben für eine Bewerbung gibt es keine konkreten Vorgaben, wie ein Referenzschreiben aufgebaut sein muss. Dies wäre praktisch auch schwer umzusetzen, beispielsweise wenn ein Absolvent seinem Doktorvater oder Vereinsvorsitz formale Vorschriften machen sollte.
Vielmehr sollte der Charakter des Absenders und Verfassers deutlich werden, beispielsweise durch Nutzung des Standard-Briefpapiers einer Partei, Institution oder Fakultät einer Hochschule. Einzige formale Vorschrift, die als Selbstverständlichkeit zu sehen ist und von fast allen Verfassern eingehalten wird: Der Verfasser sollte dem Schreiben eindeutig zu entnehmen sein, speziell durch namentliche Nennung und Formulierung in der Ich-Form.
– Was sollte inhaltlich in die Referenz?
Ähnlich wie bei der Form gibt es keine zwingenden Vorschriften bzgl. des Inhalts, jedoch einige etablierte Standards. So sollte dem Schreiben zu entnehmen sein, woher der Verfasser den Bewerber überhaupt kennt und in welcher Form beruflich oder privat miteinander gearbeitet und interagiert wurde.
Die Nennung bestimmter Aufgaben und Charaktereigenschaften ist ebenso üblich wie die Erwähnung von Erfolgen, die zusammen erreicht wurden. Diese müssen nicht zwingend in Relation zum angestrebten Arbeitsplatz stehen, vielmehr können sie ganz allgemein Fleiß, Motivationsfähigkeit oder gesellschaftliches Engagement ausdrücken. Auch persönliche Worte über Art und Wesen des Bewerbers sind erlaubt.
– Bewertung der Inhalte einer Referenz
Manche Bewerber verfahren nach dem Motto: Je mehr Referenzen umso besser. Allerdings hat der Inhalt der Schreiben ein erhebliches Gewicht für den potenziellen Arbeitgeber und sollte den Bewerber ausschließlich im besten Licht erscheinen lassen. Besser ist es daher, jedes Referenzschreiben in seiner Qualität explizit zu überprüfen. Manchmal ist es sogar besser, keinerlei Referenzen beizulegen, als dass diese ein vermeintlich negatives Licht auf den Bewerber werfen.
Die Referenz im Bewerbungsprozess
– Zusammenspiel von Referenz und Lebenslauf
Auch wenn Arbeitgeber aus manchen Referenzen mehr erfahren als aus beiliegenden Zeugnissen – formal besitzen sie einen geringeren Wert. Ihre Position in der Bewerbungsmappe ist deshalb zwangsläufig hinter dem Lebenslauf und hinter den beiliegenden Zeugnissen. Bei der Sortierung sollte beachtet werden, dass Referenzen mit einem direkten Bezug zum zukünftigen Arbeitsplatz einen höheren formalen Wert besitzen als Referenzschreiben, die von Kontakten aus dem privaten Umfeld des Bewerbers stammen.
– Kontaktdaten anstelle schriftlicher Referenzen
Manche angesprochenen Arbeitgeber oder Autoritäten möchten keine schriftlichen Referenzen formulieren, sind jedoch für eine persönliche Kontaktaufnahme durch den potenziellen Arbeitgeber offen. In diesem Fall werden anstelle eines Schreibens die Kontaktdaten der Auskunftswilligen in der Bewerbung angegeben.
Formal sind diese gegen Ende des Bewerbungsschreibens aufzuführen, im Anschreiben sollte bei der Benennung der Anlagen explizit auf Kontaktdaten potenzieller Referenzgeber hingewiesen werden. Und auch wenn es selbstverständlich sein sollte: Mit jedem Kontakt sollte im Vorfeld Einigkeit bestehen, dass dieser ins Bewerbungsschreiben aufgenommen wird und tatsächlich für eine Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail bereitsteht.
– Abschließende Tipps
Falls viele gute und aussagekräftige Referenzen vorliegen, empfiehlt sich die Begrenzung auf drei bis vier Stück. Hier sollte der Bewerber in Ruhe die Highlights ermitteln, eine Auswahl von Personen aus unterschiedlichen Lebensbereichen ist ein guter Anhaltspunkt. Außerdem sollten die Referenzen nur als Teil einer seriösen Gesamtpräsentation verstanden werden. Sich alleine auf die Fürsprache von anderen zu verlassen, ersetzt weder das Vorhandensein guter Zeugnisse noch einen aussagekräftigen Lebenslauf!
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