Ob bei einem wichtigen Business-Meeting oder im Referat während der Studienzeit, Handouts gehören heutzutage zu den meisten Präsentationen fest mit dazu. Das Handout sollte die wichtigsten Punkte des Meetings kurz und knapp zusammenfassen – aber trotzdem alle Informationen beinhalten.
Das Handout ist nur so gut, wie die Hard Facts, die in ihm verarbeitet wurden. Doch wie ist „das perfekte Handout“ aufgebaut und worauf müssen Sie achten? Wir zeigen, wie ein makelloses Handout aufgebaut sein sollte, um bei Ihrem nächsten Meeting Eindruck zu hinterlassen.
Wie sollte das Handout aussehen?
Prinzipiell sollte ein Handout auf drei wesentliche Faktoren aufbauen: Bestechende Klarheit, ein hohes Maß an Übersichtlichkeit und deutlich sichtbare Struktur. Je kürzer man sich bei einem Handout hält, desto besser ist es für den Leser. Das Handout sollte nämlich eine Sache auf keinen Fall: Es darf nicht und niemals vom eigentlichen Vortrag ablenken.
Hier gilt es für den Verfasser zu entscheiden, soll das Handout eine Zusammenfassung darstellen, die dem Teilnehmer nach der Veranstaltung behilflich sein soll, das Gehörte zu rekapitulieren oder wird das Handout zur Unterstützung des Vortrags (z. B. durch Grafiken oder Statistiken) genutzt. Daran sollte sich auch stets die Länge des Handouts orientieren: Kurz fassen, wenn es während des Meetings genutzt werden soll, ruhig etwas länger (aber immer maximal ca. 3 DIN A4-Seiten!), wenn es den Vortrag oder das Meeting „im schnellen Rücklauf“ aufarbeiten soll.
Die Schriftgröße sollte zwischen 12 – 14 Punkten betragen, um eine gute Lesbarkeit auch im möglichen „Halbdunkel“ eines Vortrages zu gewährleisten. Als Schriftart haben sich der Klassiker Times New Roman und die etwas modernere Variante Arial im Alltag durchgesetzt. Es gibt zwar viele Fonts, die weit „stylisher“ wirken, aber der Font sollte nie vom geschriebenen Wort ablenken. Darum gilt: Beim Bewährten bleiben.
Möchten Sie von Zuhause aus Geld verdienen?
Ab einem Umfang von zwei oder mehr Blättern sollte das Handout unbedingt getackert werden, damit sich die Seiten nicht während des Vortrags plötzlich „selbstständig machen“. Zudem bietet es sich an, den Rand etwas breiter zu gestalten, sodass die Teilnehmer des Meetings direkte Notizen auf dem Handout vermerken können. Und Sie können sicher sein, es wird immer Teilnehmer geben, die sich gerne ihre Notizen fertigen – und wenn es nur zu dem Zweck ist, irgendwann Fragen einzuwerfen.
Farben oder lieber Schwarz-Weiß?
Das Handout steht bei Ihrem Meeting oder Referat nicht im Vordergrund. Es soll zum einen dazu beitragen, den Teilnehmern einen „Leitfaden“ durch das Programm zu bieten und die wichtigsten Fakten auch nach dem Vortrag zur Hand zur haben. Das Design oder Layout sollte deshalb möglichst schlicht und klar gehalten werden. Bei einem professionellen Handout handelt es sich schließlich nicht um ein Werbeflyer, der mit grellen Farben Aufmerksamkeit erregen soll.
Trotzdem können Sie natürlich auf kleine Akzente setzen, aber tun das Sie das im besten Fall dezent. Das können Unterstreichungen sein, kursive oder fette Schrift, aber auch farbige Grafiken, wenn sie relevant für das Thema sind.
Das Hauptaugenmerk sollte auf der Übersichtlichkeit des Handouts liegen.
Der „Kopf“ des Handouts
Im sogenannten Kopf oder Header müssen sich alle wichtigen Informationen über das Meeting oder Referat finden. Das bedeutet bei Meetings:
- – Firma / Unternehmen
- – Teilnehmer
- – Datum, Ort und Uhrzeit
Für Studierende gilt analog natürlich, dass in den Kopf die Universität, der Kurs, der volle Name des Professoren (das bedeutet inklusive aller Titel!), das Datum und natürlich auch das aktuelle Semester aufgeführt werden müssen. Auch wenn man meint, die Zeit an der Uni wäre die Zeit des gepflegten „Laissez-faire“, so mag man nicht glauben, wie viel Wert auf protokollarische Dinge gelegt wird.
Der Inhalt sollte ein Leitfaden sein
Sie möchten, dass Ihnen bei Ihrem Vortrag vollste Aufmerksamkeit geschenkt wird, aber Ihre Zuhörer trotzdem die Gelegenheit haben, wieder „einzusteigen“, wenn sie doch einmal den Faden verlieren sollten. Deshalb bietet es sich an, eine kleine Übersicht über den Vortrag zu verfassen, die grob unterteilt aufzeigt, um was genau es bei dem Vortrag geht.
Bei einem Handout sollten Fakten im Mittelpunkt stehen, keine langen oder umständlichen Satzkonstrukte und im besten Fall arbeitet man mit stichpunktartigen Aufzählungen, die einen guten Überblick schaffen.
Sind Quellenangaben nötig?
Hierbei muss man zwischen einem Handout für ein Meeting und einem Referat für Studierende unterscheiden. Bei einem Meeting muss man keine ewigen Fußnoten einfügen, außer man bezieht sich zum Beispiel auf eine spezielle Publikation.
Beim Studienreferat sieht die Sache etwas anders aus: Hier muss man nicht nur die Quellen nennen, sondern zudem auch noch den Autor, die Seitenzahl und das Erscheinungsjahr des Buches vermerken. Hat man seine Quellen, gehört nicht nur die Internet-Adresse zur Quellenangabe, sondern ebenfalls der Zeitpunkt Ihres letzten Besuchs auf der Seite.
Powerpoint-Präsentation oder Handout?
In Zeiten von multimedialen Anwendungen ist es immer mehr üblich, im Meeting oder bei Referaten auf Powerpoint-Präsentationen zurück zu greifen. Aber es gibt eine unausgesprochene Regel: Nutzt man den Projektor, sollte man auf Handouts verzichten. Warum?
Stellen Sie sich vor, Sie sind der Zuhörer bei dem Vortrag. Könnten Sie sich gleichzeitig auf das gesprochene Wort, die Präsentation auf einer Leinwand UND ein Handout konzentrieren? Genau! Zu viele Köche verderben den Brei und zu viele Hilfsmittel verderben den Vortrag. Entscheiden Sie sich für ein Hilfsmittel und perfektionieren Sie dieses.
Unser Handout als Handout
Wäre dies ein Vortrag gewesen, könnte der Hauptteil des Handouts zum Beispiel so aussehen:
- – Ein Handout sollte so kurz wie möglich sein und einen roten Faden darstellen
- – Im Kopf sollten sich Ort, Unternehmen / Universität, Teilnehmer und Thema finden
- – Übersichtlichkeit, Klarheit und Struktur stehen im Vordergrund
- – Schriftgröße 12 – 14, Schriftarten Times New Roman oder Arial
- – Breite Ränder für Notizen bereitstellen
- – Schlichtes Design ohne grelle Farben
- – Grafiken und Tabellen nur, wenn sie für das Thema relevant und unterstützend sind
- – Quellenangaben bei Referaten für die Universität unbedingt nötig
- – Entscheiden zwischen Powerpoint-Präsentation und Handout, nicht beides anwenden.
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