Rechnungen online schreiben und Zeit sparen

Wer selbstständig ist, muss fast täglich Rechnungen für erbrachte Dienstleistungen oder hergestellte Güter schreiben. Dies ist zum einen zeitaufwendig, zum anderen kostet das klassische Versenden der Rechnungen über den Postweg viel Geld. Doch es gibt Möglichkeiten beim Rechnung Schreiben und Versenden, Geld und Zeit zu sparen. E-Invoicing-Anbieter ermöglichen es, sicher und rechtskonform, Rechnungen auf elektronischem Weg zu erstellen und zu verwalten. Mit zahlreichen Vorteilen für den Nutzer.

Finanzielle Vorteile

Mit der elektronischen Rechnungserstellung kann der Nutzer nicht nur eine Rechnung online schreiben und versenden. Die Funktionen eines E-Invoicing-Anbieters umfassen das Erstellen und Verwalten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Angeboten und Gutschriften sowie das papierlose Senden und Empfangen der Rechnungsdaten. Um diese Funktionen zu nutzen, registriert sich der Nutzer auf einer Plattform, wobei er die Wahl zwischen einem kostenfreien Account und gebührenpflichtigen Accounts mit verschiedenem Leistungsumfang hat.

Beim kostenfreien Account steht dem Nutzer ein begrenztes Angebot der Funktionen zur Verfügung und das Versenden von Rechnungen ist auf eine bestimmte Anzahl pro Monat begrenzt. Für alle, die monatlich nur selten eine Rechnung schreiben und die kostenpflichtigen Zusatzfeatures wie das integrierte Mahnwesen und das Versenden von Angeboten nicht nutzen möchten, ist der kostenfreie Account genau das Richtige. Durch das papierlose Versenden der Rechnungen spart der Nutzer die Kosten für den Ausdruck und das Porto. Die elektronische Rechnungserstellung gibt dem Nutzer zudem finanzielle Planungssicherheit. Er hat jederzeit den Überblick über den Cashflow, da er auf einen Blick sieht, welche Beträge noch fällig sind und was er selbst noch an Verbindlichkeiten hat.

Zeitliche Vorteile

Neben den finanziellen Vorteilen hat die elektronische Rechnungserstellung vor allem zeitliche Vorteile für den Nutzer. Er legt einmal eine standardisierte Vorlage für die Rechnungen mit eigenem Briefkopf, Logo und Bankdaten an. Zudem können Kundenprofile und Produkte oder Artikel hinterlegt und für jede Rechnung individuell übernommen werden. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich automatisieren und mit wenigen Klicks verschicken. Der Versand der Rechnungen erfolgt innerhalb des Netzwerkes, als PDF-Anhang in einer E-Mail oder postalisch. Das Versenden per E-Mail oder per Post übernimmt der E-Invoicing-Anbieter im Namen des Nutzers. Erhält der Nutzer selbst eine Rechnung, wird er automatisch per E-Mail über den Eingang informiert.

Auch das Mahnwesen übernimmt der Anbieter und informiert den Rechnungsempfänger automatisch per E-Mail über die Fälligkeit der Zahlung. Darüber hinaus hat der Nutzer über die Smartphone-App des E-Invoicing-Anbieters jederzeit und von überall Zugriff auf die Rechnungen. So können Rechnungen auch von unterwegs bearbeitet und versendet werden. Gerade für Selbstständige, die hauptsächlich vor Ort beim Kunden arbeiten, hat das Rechnung schreiben über einen E-Invoicing-Anbieter den Vorteil, dass die Rechnung sofort nach Auftragsabwicklung mit dem Laptop oder Smartphone erstellt werden kann. Da der Service alle Bereiche der Rechnungserstellung umfasst, kann der Nutzer neben dem Rechnung schreiben, auch Gutschriften und Angebote zeiteffizient erstellen und versenden. Sind Rechnungsempfänger und Rechnungssteller (die Pflichtangaben einer Rechnung können Sie hier nachlesen) beim gleichen E-Invoicing-Anbieter registriert, können sie sich auf der Plattform austauschen und Probleme klären.

Fazit

Die elektronische Rechnungserstellung bietet Selbstständigen zahlreiche zeitliche und finanzielle Vorteile. Aufgrund der Möglichkeit, den Leistungsumfang um gebührenpflichtige Zusatzfunktionen zu erweitern, kann der Nutzer den Service flexibel auf seine individuellen Bedürfnisse und sein Budget anpassen.