Passend zum vorangegangenen Thema „Zeitmanagement“ nun hier ein besonders wichtiger Schlüsselbereich, mit dem sich nicht nur viel Zeit sparen lässt, sondern die zu bewältigenden Aufgaben auch in einem wesentlich besseren Gesamtresultat münden.
Effizienz – weniger ist mehr
Indem Sie es schaffen, Ihre täglichen Arbeiten in kürzerer Zeit zu erledigen, haben Sie natürlich mehr Zeit für andere Dinge – eigentlich das, was sich jeder wünscht.
Nun stellen Sie sich einmal vor, Sie wären nicht nur früher fertig, sondern hätten zusätzlich am Ende auch noch ein höheres Energiereservoir.
Dies mag zunächst einmal unvorstellbar klingen:
Mehr Dinge, in kürzerer Zeit erledigen und am Ende auch noch fitter sein? Dabei funktioniert es wirklich.
Es ist ein Prozess der Psychologie, ein Zustand der Zufriedenheit über das, was wir erreicht haben. Und alles, was jener Prozess bedarf, ist eine kleine Umgewöhnung unserer typischen Verhaltensmuster.
Im Folgenden führen wir die Dinge auf, die eine effiziente Arbeitsmethodik fördern. Welche der Tipps setzen Sie bereits um? Wo finden sich optimierbare Umstände, die Sie ihrem persönlichen Erfolg ein Stück näher bringen?
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Gute Arbeit benötigt ein gutes Fundament
Als Fundament dienen natürlich Bedingungen, die uns ein effizientes Arbeiten überhaupt erst ermöglichen. Ein Beispiel hierfür sind u.a. ein ordentlicher Arbeitsplatz oder die richtigen Arbeitsutensilien. Indem Sie Ordnung schaffen, haben Sie stets die Dinge, die Sie benötigen (Arbeitsutensilien, Dokumente, etc.) zur Hand und Sparen sich unnötiges Suchen.
Selbst das sind kleine positive Erlebnisse, die Ihnen mehr Energie für die wirklich wichtigen Dinge zur Verfügung stellen.
Sorgen Sie auch dafür, dass Sie niemand während Ihrer Konzentrationsphasen stört. Hilfreich hierbei kann z.B. bereits ein kleines Schild sein, mit dem Sie Ihre Mitmenschen darauf aufmerksam machen, dass Sie nicht gestört werden möchten.
Verwenden Sie eine Tagesplanung
Um die Effizienz Ihrer Arbeit zu steigern ist es enorm wichtig, dass Sie sich einen auf Sie zugeschnittenen Tagesplan erstellen, der Ihnen vorgibt, wann Sie welche Dinge zu bearbeiten haben. Neben einer Priorisierung der Aufgaben sollte in diesem Plan auch die persönliche Leistungskurve berücksichtigt werden, um das Optimum aus Ihren Fähigkeiten herauszuholen. Sie gibt an, zu welcher Tageszeit Sie am leistungsfähigsten sind bzw. wann Sie die Dinge, die einen großen Konzentrationsaufwand fordern, erledigen sollten.
Wie bestimme ich meine persönliche Leistungskurve?
Wie der Name schon vermuten lässt, ist die persönliche Leistungskurve eines Menschen sehr individuell ausgeprägt. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass die meisten Menschen am Vormittag ihr absolutes Leistungshoch haben. Es ist äußerst sinnvoll, sich diese Phase für Aufgaben mit hohem Konzentrationsbedarf im Tagesplan zu blocken. Hierauf folgt meist ein Mittagstief, hervorgerufen durch die Verdauung des Mittagessen, da hierfür viel Sauerstoff vom Verdauungstrakt benötigt wird, der dann dem Gehirn fehlt. Sinnvoll ist es in solchen Phasen, Routineaufgaben zu erledigen, da diese weniger Fokussierung von Ihnen erfordern. Das zweite Leistungshoch findet sich am Nachmittag wieder, welches dann kontinuierlich sinkt, bis der absolute Tiefpunkt gegen Mitternacht erreicht ist.
Holen Sie das Optimum heraus
Beobachten Sie Ihre individuelle Leistungsfähigkeit und notieren Sie diese über einen Zeitraum von zwei Wochen. Binden Sie anschließend Ihre Hochleistungszeiten in Ihren Tagesplan mit ein und Sie werden merken, wie angenehm und schnell sich zeitlich richtig platzierte Aufgaben lösen lassen.
Sie werden nicht nur wesentlich leistungsfähiger sein, sondern sich am Ende Ihrer Aufgaben auch ausgeglichener fühlen, da Sie gelernt haben, möglichst effizient mit Ihren persönlichen Energieressourcen umzugehen und diese optimal einzusetzen.
