Mit korrekt von der Steuer abgesetzten Fahrtkosten lässt sich eine Menge Geld sparen. Dabei ist zunächst die Abgrenzung wichtig, ob es sich um Fahrten zum Arbeitsplatz handelt, die nach der Pendlerpauschale besteuert werden oder ob es Reisekosten sind. Letzteres sind zum Beispiel Fahrten zu Kunden oder Einsatzorten außerhalb der Arbeitsstätte. Diese werden bei Arbeitnehmern als Werbungskosten steuerlich berücksichtigt sofern sie nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, beim Selbstständigen als Betriebsausgaben. Worauf Sie achten müssen, welche Nachweise Sie erbringen müssen, das erfahren Sie hier.
Übersicht:
- Abgrenzung von Fahrtkosten, Reisekosten und Entfernungspauschale
- Berechnung der Entfernungspauschale
- 4500 Euro Obergrenze
- Definition Reisekosten
- Reisekosten im eignen PKW
- Berechnung der Kosten mittels Fahrtenbuch
- Berechnung der Fahrtkosten mittels eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes
- Abrechnung nach der Kilometerpauschale
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Fahrtkosten, Pendlerpauschale, Reisekosten – was sagt das Finanzamt?
Fahrtkosten fallen an, wenn man unterwegs ist, egal ob mit öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Auto, dem Flugzeug oder einem Zweirad. In welcher Weise diese Fahrtkosten steuerlich relevant werden, das hängt von einigen Faktoren ab. Steuerlich betrachtet gibt es Fahrten zur Arbeit und Reisekosten.
Fahrten zur Arbeit – die Entfernungspauschale
Der Begriff Entfernungspauschale, im Alltag hat sich das Wort Pendlerpauschale eingebürgert, ist etwas irreführend, denn eigentlich handelt es sich nicht um eine Pauschale, sondern um einen Höchstbetrag: Bis 4500 Euro können Sie Fahrtkosten zum Arbeitsplatz absetzen. Der Wortbestandteil Pauschale bezieht sich auf die Tatsache, dass pro Entfernungskilometer 30 Cent angesetzt werden können, unabhängig davon, auf welche Weise Sie den Arbeitsweg zurücklegen. Sie können auch zu Fuß gehen oder das Fahrrad benutzen, die 30 Cent pro Kilometer Arbeitsweg dürfen Sie in jedem Fall von der Steuer absetzen.
Berechnung der Pendlerpauschale nach Entfernungskilometern
Für die Berechnung der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsort ist die kürzeste oder die verkehrsgünstigste Verbindung zu wählen. Letzteres muss allerdings plausibel nachgewiesen werden. Diese Entfernung in Kilometer kann für jeden Arbeitstag einmal angesetzt werden, also nicht die wirklich Fahrstrecke hin und zurück, sondern nur die einfache Strecke. Auch wenn Sie die Strecke öfter fahren, weil Sie zum Beispiel zum Essen nach Hause fahren, dürfen Sie die Entfernung nur einmal pro Tag ansetzen.
Multipliziert mit den Arbeitstagen – das sind abzüglich Wochenenden und Urlaub so um die 210 im Jahr – ergibt sich die Kilometerleistung zur Errechnung der Pendlerpauschale. Für jeden Kilometer dürfen Sie 30 Cent ansetzen und den so errechneten Betrag von Ihrem zu versteuernden Einkommen abziehen.
Obergrenze 4500 Euro und Ausnahmen davon
Bis zur Grenze von 4500 Euro pro Jahr ist es egal, welches Verkehrsmittel Sie für den Arbeitsweg nutzen. Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel benutzen, können Sie ausrechnen, ob es für Sie günstiger ist, nach Entfernungskilometern zu rechnen oder die tatsächlichen Kosten über Einreichung der Belege (Fahrkarten, Rechnungen oder Ähnliches) abzusetzen. Wenn Sie höhere tatsächliche Kosten nachweisen können oder einen eigenen PKW oder ein Geschäftsfahrzeug nutzen, dann können Sie auch einen Betrag absetzen, der über die 4500 Euro Obergrenze hinausgeht.
Geschäftliche Reisen und Fahrten – Reisekosten
Unter die Reisekosten fallen alle geschäftlich oder dienstlich veranlassten Fahrten, die nicht zwischen Wohn- und Arbeitsort zurückgelegt werden. Das sind also Fahrten zum Kunden, zu Einsatzorten, Tagungen, Weiterbildungen, Messen usw. Wobei nicht nur die Kosten für die Fahrt, sondern auch Übernachtungskosten, zusätzliche Kosten für Essen und andere Aufwendungen unter die Reisekosten fallen.
Selbstständige setzen solche Kosten als Betriebsausgaben ab, Arbeitnehmer bekommen sie im Normalfall von der Firma ersetzt, die diese dann wieder als Betriebsaugaben absetzt. Aber auch ein Arbeitnehmer kann Reisekosten als Werbungskosten absetzen, wenn sie nicht vom Betrieb übernommen werden, etwa für Fahrten zu Fortbildungen, Kursen oder im Rahmen einer gewerkschaftlichen Tätigkeit deren Kosten nicht der Betrieb trägt.
Im Bereich Reisekosten gilt: Alle belegten Ausgaben können abgesetzt werden, sofern der Zweck der Reise als betrieblich, beruflich anerkannt wird. Der Anteil der Fahrtkosten wird über Belege wie Tickets, Fahrkarten oder Rechnungen nachgewiesen. Für Fahrten im eigenen PKW gibt es unterschiedliche Berechnungsmethoden.
Berechnung der Reisekosten im eigenen PKW
Für die Berechnung der Fahrtkosten im eigenen PKW stehen unterschiedliche Modelle zur Verfügung. Am einfachsten ist die Abrechnung nach der Kilometerpauschale über 30 Cent pro gefahrenen Kilometer. Allerdings übersteigen die realen Kosten eines PKW diesen Satz im Normalfall. Insofern ist es sinnvoll, wenn möglich eine der beiden anderen, realitätsnäheren Varianten zu benutzen: Nachweis der tatsächlichen Kosten über ein Fahrtenbuch oder Berechnung eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes nach tatsächlichen Kosten.
Berechnung der Kosten mittels Fahrtenbuch
Diese Abrechnungsmethode erfordert, dass sämtliche Kosten für das Fahrzeug, die gesamte Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer in einem Fahrtenbuch festgehalten werden. Sämtliche Aufwendungen wie Abschreibung, Steuern, Versicherungen, Reparatur und Wartung sowie die Betriebskosten müssen belegt werden.
Aus dem im Fahrtenbuch nachgewiesenen Anteil an den Gesamtkosten, der den geschäftlich gefahrenen Kilometern entspricht, ergibt sich dann der in Ansatz zu bringende Betrag, der steuermindernd als Betriebs- oder Werbungskosten geltend gemacht werden kann.
Berechnung der Fahrtkosten mittels eines fahrzeugindividuellen Kilometersatzes
Etwas einfacher ist die Berechnung nach fahrzeugindividuellem Kilometersatz. Sämtliche Aufwendungen für ein Fahrzeug, wie oben schon aufgezählt, werden über 12 Monate protokolliert. Durch Division mit der Jahresfahrleistung entsteht der fahrzeugindividuelle Kilometersatz. Die Dienstfahrten oder geschäftlich gefahrenen Kilometer können dann wieder über ein Fahrtenbuch oder über Reisekostenabrechnungen dokumentiert werden. Vorteil gegenüber der ersten Variante ist, dass der Nachweis der Kosten für mehrere Jahre benutzt werden kann, bis sich eine wesentliche Veränderung ergibt. Der jährliche Kostennachweis entfällt.
Abrechnung nach der Kilometerpauschale
Für im eigenen PKW zurückgelegte, arbeitsbedingte Strecken können pauschal 30 Cent pro gefahrenen Kilometer als Fahrtkosten in Ansatz gebracht werden. Im Unterschied zur Entfernungspauschale bei Fahrten zum Arbeitsplatz also nicht nur die Entfernungskilometer, sondern jeder zurückgelegte Kilometer. Auch hier ist der Nachweis der Kilometerleistung über Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnung zu leisten.
Diese Art der Abrechnung ist die einfachste und häufigste und für eher seltene Geschäftsreisen auch völlig ausreichend. Wer sein Fahrzeug aber regelmäßig geschäftlich nutzt, der fährt mit einer der beiden oben beschriebenen Abrechnungsweisen im Normalfall besser.
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