Sekretärinnen und kaufmännische Angestellte, die sich nach neuen Herausforderungen und mehr Verantwortung sehnen, können mit einer Weiterbildung zum Office Manager ihren Wunsch verwirklichen.
Erfahren Sie in unserem Artikel Näheres über den Beruf Office Manager und den Weg dorthin.
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Überblick:
- Berufsbild
- Voraussetzungen
- Vorbildung
- Persönlichkeit
- Gehalt
- Ausbildung
- Studium
- Ausbildungsinstitute
- Industrie- und Handelskammer (IHK)
- Studiengemeinschaft Darmstadt (SGD)
- Institut für Lernsysteme (ILS)
- Volkshochschule (VHS)
- Finanzielle Förderung
- Perspektive
- Fazit
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Berufsbild
Ein Office Manager gilt als „rechte Hand der Geschäftsleitung“. Office Manager ist keineswegs bloß eine moderne englische Bezeichnung für den traditionellen Beruf der Sekretärin. Der Schwerpunkt der Tätigkeiten bezieht sich hier tatsächlich auf Managementaufgaben. Ähnlich einer Chefsekretärin bildet ein Office Manager die Schnittstelle zwischen Büro und Geschäftsführung.
Neben der Berufsbezeichnung Office Manager existiert die weibliche Form Office Managerin. Unser Artikel verwendet den neutral zu verstehenden Begriff Office Manager. Der Beruf wird überwiegend von Frauen ausgeübt, doch entdecken immer mehr Männer diesen abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Büroarbeitsplatz für sich.
Routiniert wickelt der Office Manager Korrespondenz, Terminverwaltung und Telefonate ab oder delegiert Aufgaben an Büromitarbeiter. Im Zeitalter moderner Medien übernehmen Chefs Teile ihrer Korrespondenz sowie Fax-und E-Mail-Versand auch selbst. Oder sie lassen dem Office Manager ihre schriftlichen Entwürfe zukommen, damit dieser die Texte gegebenenfalls überarbeitet.
Das Tätigkeitsspektrum eines Office Managers hängt stark von der Art des Unternehmens ab. Typische weitere Tätigkeiten für Office Manager sind:
- Vertretung der Geschäftsführung
- Organisation des Büros und innerer Betriebsabläufe
- Teilnahme an Personalgesprächen
- Mitarbeitermotivation
- Organisieren von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen
- Konferenzen vorbereiten, begleiten und protokollieren
- Führen von Gesprächen oder Verhandlungen mit Geschäftspartnern
- Konfliktmanagement
- Kundenberatung
- Erstellen und Auswerten von Statistiken
- Kostenanalysen
- Planung und Ausführung von Projekten und Veranstaltungen
- Marktbeobachtung und beurteilende Wettbewerbssituation
Einige Firmen übertragen ihrem Office Manager sogar den Aufbau und die Pflege ihrer Internetpräsenz.
Zusammengefasst lässt sich feststellen: Der Arbeitsbereich eines Office Managers erstreckt sich von der internen Betriebsorganisation bis zur Koordination und Pflege der Außenkontakte des Unternehmens.
Wie ein Direktionsassistent leistet auch der Office Manager hauptsächlich Zuarbeiten beziehungsweise Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung.
Anders als bei einem Büroangestellten in einem regelmäßigen 9-to-5-Job können für einen Office Manager auch kurzfristig noch Überstunden anfallen. Solche Vorkommnisse sowie die anspruchsvolle und verantwortungsreiche Tätigkeit versüßt einem Office Manager das attraktive Gehalt.
Gehalt
Wie so oft spielen auch bei den Gehältern für Office Manager Branche, Unternehmensgröße und Region hinein. Ein Office Manager Gehalt liegt aber deutlich über dem Durchschnitt anderer Büroberufe. Es beträgt im Schnitt 45.000 Euro brutto jährlich und darüber.
Ausbildung
Die Ausbildung zum Office Manager erfolgt als Weiterbildung für kaufmännische Angestellte und Sekretärinnen. Dabei sind eine mindestens einjährige Berufserfahrung als kaufmännischer Angestellter und mindestens vier Jahre Berufserfahrung als Sekretärin nachzuweisen.
Je nach Art der Ausbildung erhält der Office Manager ein Zertifikat oder Abschlusszeugnis des Ausbildungsinstitutes oder ein Zertifikat der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK).
Voraussetzungen
Die Berufsausübung des Office Managers erfordert bestimmte Bildungs- und Persönlichkeitsvoraussetzungen.
Vorbildung
Die Beherrschung bestimmter Techniken und Fähigkeiten wird als selbstverständlich vorausgesetzt, zum Beispiel:
- Umgang mit elektronischen Medien inklusive sämtlicher bekannter EDV-Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbankanlage,
- Präsentationserstellung und zum E-Mail-Versand
- Kenntnisse in Büromanagement, Controlling, Kostenrechnung, Kalkulation, Marketing, Materialwirtschaft, Planung und Organisation
- Fremdsprachenkenntnisse: unbedingt Englisch, möglichst noch ein bis zwei weitere Fremdsprachen
Vorteilhaft ist außerdem eine erfolgreich abgelegte Ausbildereignungsprüfung.
Persönlichkeit
Ein Office Manager repräsentiert sein Unternehmen und steht in ständigem Kontakt mit Besuchern, Kunden und Mitarbeitern.
So benötigt er neben seinen Fachkenntnissen bestimmte persönliche Qualitäten:
- gepflegtes Erscheinungsbild
- gute Umgangsformen
- Kommunikationsgeschick
- Kundenorientierung
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Zuverlässigkeit
- Organisationstalent
- Selbstverantwortung
Außer diesen wünschenswerten persönlichen Eigenschaften sollten Office Manager körperlich und psychisch belastbar sein. So erfüllend ihr Beruf ist, verlangt er auch enormen Einsatz. Hier kann ein Arbeitstag lang und anstrengend werden.
Studium
Ein akademisches Studium ist für die Ausbildung zum Office Manager nicht vorgeschrieben, kann allerdings durchaus hilfreich sein. Einige Interessenten für den Beruf Office Manager bringen ein hierzu passendes Studium wie BWL mit.
Ausbildungsinstitute
Für die Office Manager Ausbildung stehen verschiedene Institute zur Wahl. Bewährte überregional tätige Unternehmen stellen wir nachfolgend vor. Außerdem gibt es weitere Anbieter, die als ausbildendes Einzelunternehmen direkt am Ort Kurse anbieten.
Industrie- und Handelskammer (IHK)
Die IHK bietet ihren Kurs zum „Office Manager IHK“ in nur zwei Wochen an ihrem TA Bildungszentrum an. Hiermit lässt sich optimal ein Bildungsurlaub verknüpfen. Der Kurs behandelt zehn Themenfelder, die sich in sämtlichen Wirtschaftszweigen anwenden lassen. Neben umfangreichem Fachwissen erfahren die Teilnehmer viel über effektives Arbeiten, Koordinieren und Kommunizieren.
Den IHK-Kurs können Berufstätige optimal in ihr Arbeitsleben integrieren, indem sie sich intensiv auf die Inhalte in einer zweiwöchigen Auszeit konzentrieren. Ausführliche Informationen finden Interessenten auf der Webseite ta.de/officemanager-ihk/kursbeschreibung.html.
Studiengemeinschaft Darmstadt (SGD)
Ebenfalls angesehen bei Arbeitgebern sind Ausbildungen des Fernlehrinstituts Studiengemeinschaft Darmstadt (SGD). Bei dem auf 21 Monate angelegten Kurs zum Office Manager handelt es sich um ein Fernstudium, das sich gut begleitend zu einer aktuellen Berufstätigkeit absolvieren lässt. Unter der Internetadresse sgd.de ist der Kurs in allen Details erläutert.
Institut für Lernsysteme (ILS)
Das Institut für Lernsysteme (ILS) ist ein weiterer empfehlenswerter Anbieter für Fernstudien. Sein Kurs zum Office Manager läuft über 21 Monate. Die Webseite ils.de enthält eine genaue Darstellung der Kursinhalte und -abläufe.
Volkshochschule (VHS)
Unter den zahlreichen Bildungsangeboten von Volkshochschulen befinden sich auch Kurse zum Office Manager. Volkshochschulen sind an sehr vielen Wohnorten in Deutschland vertreten. Allerdings hat nicht jede Volkshochschule diese Ausbildung in ihrem Programm. Das Kursspektrum dieses kommunalen Bildungsträgers unterscheidet sich von Stadt zu Stadt.
Finanzielle Förderung
Für zahlreiche Ausbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen sind staatliche finanzielle Förderungen erhältlich wie der Bildungsscheck oder die Bildungsprämie. Je nach Institut und Bundesland gibt es Unterschiede. Die Ausbildungsinstitute geben auf Nachfrage Auskunft.
Perspektive
Eine erweiternde Ausbildung zum Office Manager wertet die Bürotätigkeit von kaufmännischen Angestellten und Sekretärinnen deutlich auf – im doppelten Sinne: Office Manager erhalten vielseitige und verantwortungsvolle Aufgaben und damit verbunden mehr Respekt, dazu kommt das bessere Gehalt.
Als Office Manager ist ein Büroangestellter ausgezeichnet an die sich wandelnden Arbeitsbedingungen angepasst. Office Manager sind perfekte Allrounder: Sie decken weite Arbeitsbereiche im Büro ab und besitzen dabei vertiefte Kenntnisse zum Bewältigen unterschiedlicher Aufgaben. Die Gefahr der Arbeitslosigkeit ist für einen Office Manager eher gering.
Fazit
Mit einer Fortbildung zum Office Manager verschaffen sich Sekretärinnen und kaufmännische Angestellte eine realistische Chance auf einen abwechslungsreichen, anspruchsvollen, angesehenen, gut bezahlten und sicheren Arbeitsplatz.
Bildquelle: © Sergey Nivens – Fotolia.com
